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Job Details


Job Number:  34852
Coordonnateur/trice de l’administration, Bureau du directeur executive
Job Posted: Tuesday, 9 May 2017
Closing Date: Monday, 22 May 2017
(60 days ago)
Federation of Canadian Municipalities
Region: Ottawa area Type: Full time
Location: Ottawa Salary: 50 700 $ à 63 800 $

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des collectivités auprès du gouvernement fédéral.

 

 

Service :                       Programmes de la FCM

Langues :                     Bilinguisme (français et anglais) requis

 

Contexte

Les Programmes de la FCM visent à aider les gouvernements locaux au Canada et dans plusieurs pays étrangers à fournir des services à leur population afin de stimuler le développement durable et le bien-être de leur communauté. Pour cela, nous travaillons directement avec des dirigeants municipaux et des parties prenantes; avec eux, nous développons et implémentons des initiatives de changement; nous créons des outils et des ressources pour renforcir les capacités et mobiliser les connaissances pratiques; et, nous influençons le secteur en partageant les expériences de développement humain et communautaire. Notre programmation actuelle comprend les domaines suivants : développement local économique et social; participation des femmes dans les affaires municipales; gestion des actifs municipaux; coopération entre les municipalités et les Premières nations; innovation environnementales et solutions en lien avec le climat. À l’échelle mondiale, les programmes de la FCM sont mis en œuvre dans plus de 20 pays.

 

Objectif principal :

Le coordonnateur ou la coordonnatrice de l’administration fournit un soutien administratif et organisationnel au Bureau du directeur exécutif (BDE) et au Service. Cela implique de planifier, de mettre en œuvre et d’exécuter un large éventail de services d’administration, de coordination et d’intégration en appui aux opérations du service des Programmes de la FCM.

 

Responsabilités clés :

  • Fournir un soutien administratif et organisationnel au Bureau du directeur exécutif (BDE), notamment en ce qui concerne l’engagement auprès du conseil d’administration de la FCM, les relations avec le gouvernement et les parties prenantes (par ex. le réseau d’innovation de la FCM) et le développement de programme.
  • Coordonner la compilation et la préparation de documents ainsi que la logistique associée à l’implication du service des Programmes de la FCM auprès du conseil d’administration de la FCM lors des réunions du conseil et du congrès annuel.
  • Coordonner les déplacements, les réunions et la logistique pour le BDE en communiquant avec les fournisseurs de services externes, les parties internes et les intervenants; préparer les documents pertinents, faire le suivi des dépenses et remplir des rapports de dépenses.
  • Fournir un appui administratif pour le développement des processus de planification du travail et de budgétisation annuels du service des Programmes de la FCM et y participer.
  • Fournir un soutien administratif pour les opérations et activités quotidiennes dirigées par l’équipe du BDE, comprenant sans s’y limiter : appuyer les réunions du BDE et du Comité de gestion du Service et servir de point central pour la coordination et la dissémination d’information clé.
  • Fournir un appui administratif et organisationnel au directeur exécutif, y compris surveiller et tenir à jour les calendriers et les horaires quotidiens, évaluer les priorités, coordonner et organiser les réunions et l’information en fonction de ces priorités.
  • Coordonner et traiter les bons de commande et les factures.
  • Surveiller et gérer la correspondance reçue par le BDE, y compris organiser les réponses selon les priorités actuelles, répondre aux questions simples le cas échéant, rediriger les demandes (par courriel, téléphone ou autre) et rédiger des ébauches de réponses et des documents pour le directeur exécutif.
  • Établir et maintenir les systèmes et procédures de classement pour le BDE de manière à pouvoir retrouver l’information de façon efficace et efficiente.
  • Coordonner le partage de la charge de travail avec le ou la réceptionniste des Programmes de la FCM, lorsque requis.
  • Entreprendre divers projets à la demande du directeur exécutif, selon les besoins.

 

Connaissances et expérience

  • Diplôme d’études post-secondaires en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou une expérience équivalente.
  • Au moins dix ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif, dont au moins 4 ans de services en appui à un gestionnaire principal ou à un cadre supérieur.
  • Excellentes connaissances des processus et des outils de soutien organisationnel, des pratiques et procédures de gestion administrative, des logiciels de bureautique (Microsoft Office), et des systèmes de gestion de base de données.
  • La capacité de travailler de façon efficace avec des cadres de tous les niveaux et avec des employés; une expérience pour traiter avec des cadres de l’extérieur et d’excellentes aptitudes pour le service à la clientèle.
  • Solides compétences en organisation du travail et en communications; attitude professionnelle permettant de coordonner un éventail de variables, de plans d’actions, de politiques administratives, de parties prenantes et des contacts de haut niveau.
  • La capacité d’établir les priorités, de gérer plusieurs tâches et de prévoir les besoins dans un milieu de travail qui évolue rapidement avec des délais et des échéanciers très courts.
  • Attention soutenue pour les détails et la précision.
  • Être capable de travailler avec très peu d’indications et de structures d’appui.

Exigences linguistiques

  • La capacité de travailler dans les deux langues officielles (anglais et français) est requise pour ce poste.

Autres exigences

  • Des déplacements pourraient être requis 1 à 2 fois par année.

 

 

Faire partie de l'équipe de la FCM comporte une multitude d'avantages, dont la possibilité de bénéficier d'un horaire d'été (congé les vendredis du 1er juillet jusqu'à la fête du Travail) et de travailler dans des bureaux situés sur la place du marché ByWard. Vous serez également assuré de l'engagement de la FCM à favoriser le perfectionnement de ses employés et aurez accès à une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services.

 

 

 

How to Apply:
Pour plus d'information au sujet de cette offre ou de la FCM en général, veuillez consulter notre site Web à www.fcm.ca.

Pour postuler, veuillez-vous render à la section carrières de notre site web. La date limite de soumission des candidatures est le 22 mai 2017.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec ceux qui auront été retenus pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées dans nos dossiers pour une période de six mois après l'embauche du candidat choisi.
Contact Details:
Ressources humaines
Federation of Canadian Municipalities
24 rue Clarence
Ottawa, ON, K1N 5P3
www:   www.fcm.ca


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