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Job Details


Job Number:  38724
Adjoint(e), Communications et marketing, Programmes
Job Posted: Friday, 6 October 2017
Closing Date: Sunday, 15 October 2017
(7 days ago)
Federation of Canadian Municipalities
Region: Ottawa area Type: Full time
Location: Ottawa Salary: 42 800 $ - 53 900 $

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des collectivités auprès du gouvernement fédéral.

 

 

Service :                     Communications et Adhésion

Catégorie:                  Niveau 2

Langues :                   Le bilinguisme (anglais et français) est obligatoire

 

 

Objectif principal:

Fournir un soutien administratif et organisationnel aux unités de Marketing et communications dédiés aux Programmes de la FCM. Responsable de planifier, de mettre en œuvre et d’exécuter un éventail de services administratifs pour appuyer le bon fonctionnement du bureau.

 

Responsabilités clés :

  • Fournir un soutien administratif au gestionnaire principal, Marketing et communications, Programmes y compris : la gestion des horaires, la coordination et la préparation de réunions, les procès-verbaux, le suivi des documents et des échéanciers et l’envoi de rappels lorsque requis.
  • Au besoin, préparer des contrats standards à l’aide de gabarits, en respectant les termes de références établis.
  • Coordonner, traiter (codifier, valider et vérifier) et faire le suivi des contrats, des bons de commandes, des demandes de voyage, des factures, des demandes de remboursements et les réconciliations des cartes de crédit. Réviser les rapports financiers mensuels et effectuer les suivis nécessaires en cas d’anomalies.
  • Établir et maintenir un système de classement (électronique et papier) pour l’Unité afin de pouvoir retrouver l’information facilement, ce qui peut inclure mettre à jour la base de données.
  • Écrire, formater et réviser la correspondance et les rapports, y compris la production des procès-verbaux pour les réunions du service et des équipes inter-fonctionnelles ainsi que la préparation d’ébauches de courriels et de lettres pour la correspondance interne et externe et pour les envois postaux.
  • Coordonner la traduction et la production de documents : assurer la liaison avec les fournisseurs externes, transmettre l’information concernant les échéances et effectuer des suivis lorsque nécessaire.
  • 00Coordonner les préparatifs de voyage pour les membres de l’équipe. Peut également être appelé(e) à planifier et à organiser la logistique pour des réunions et des événements externes (par ex., conférences et ateliers) ou pour des réunions internes auxquelles sont conviés des représentants externes.
  • Au besoin, fournir un appui complémentaire aux autres adjoint(e)s administratifs(ives) et à la réceptionniste.

Connaissances, expérience et compétences :

  • Au moins trois ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif, avec un accent particulier sur la coordination organisationnelle et/ou le service à la clientèle.
  • Des études post-secondaires dans le domaine de l’administration de bureau ou de l’administration des affaires ou une expérience de travail équivalente seraient des atouts.
  • Une excellence connaissance des processus et des outils de soutien administratif et des logiciels de bureautique (Microsoft Office).
  • La capacité de travailler de façon efficace avec des cadres de tous les niveaux et avec des employés; une expérience pour traiter avec des cadres de l’extérieur, d’excellentes aptitudes pour le service à la clientèle et une attitude professionnelle.
  • La capacité d’établir les priorités, de gérer plusieurs tâches et de prévoir les besoins dans un milieu de travail qui évolue rapidement avec des délais et des échéanciers très courts.
  • D’excellentes aptitudes pour l'analyse, l'évaluation et la résolution des problèmes et la prise de décisions, en portant une attention particulière aux détails.
  • Des aptitudes interpersonnelles et organisationnelles démontrées

Exigences linguistiques

  • La capacité de travailler avec aisance (écrit et parlé) en français et en anglais est obligatoire.    

     

 

Faire partie de l'équipe de la FCM comporte une multitude d'avantages, dont la possibilité de bénéficier d'un horaire d'été (congé les vendredis du 1er juillet jusqu'à la fête du Travail) et de travailler dans des bureaux situés sur la place du marché ByWard. Vous serez également assuré de l'engagement de la FCM à favoriser le perfectionnement de ses employés et aurez accès à une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services.

How to Apply:
Pour plus d'information au sujet de cette offre ou de la FCM en général, veuillez consulter notre site Web à www.fcm.ca.

Pour postuler, veuillez-vous rendre à la section carrières de notre site web. La date limite de soumission des candidatures est le 15 octobre, 2017.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec les candidats sélectionnés pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées dans nos dossiers pour une période de six mois après l'embauche du candidat choisi.
Contact Details:
Ressources humaines
Federation of Canadian Municipalities
24 rue Clarence
Ottawa, ON, K1N 5P3
www:   www.fcm.ca


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