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Job Details


Job Number:  45076
Coordonnateur/trice
Job Posted: Friday, 1 June 2018
Closing Date: Saturday, 16 June 2018
(5 days ago)
Federation of Canadian Municipalities
Region: Ottawa area Type: Full time
Location: Ottawa Salary: 51 400 $ - 64 600 $

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des collectivités auprès du gouvernement fédéral.

 

 

Service :                      Bureau du chef de la direction

Catégorie :                  Niveau 3

Langues :                    Bilinguisme exigé (français et anglais)

 

Contexte :

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des collectivités auprès du gouvernement fédéral. Le Plan stratégique de la FCM demande à la FCM de collaborer de manière à : a) accroître la compréhension et le soutien au rôle que jouent les gouvernements locaux dans l’atteinte des objectifs nationaux; b) façonner l’ordre du jour national en influençant les décideurs et les leaders d’opinion en vue de s’assurer que les intérêts des municipalités sont satisfaits ou dépassés; c) renforcer les capacités et les connaissances pour ainsi encourager l’initiative et l’innovation, qui à leur tour aident les gouvernements locaux à relever les défis auxquels ils sont confrontés; et d) partager ses connaissances et son expérience sur la scène internationale, pour que d’autres puissent améliorer la qualité de vie au sein de leurs collectivités.

 

Objectif principal :

Le Bureau du chef de la direction (B-CDD) est un élément central de notre organisation; il est le gardien de sa culture, de ses valeurs et de son unité, une source de valeur ajoutée stratégique pour tous les services de la FCM et une inspiration pour notre vision de villes et de collectivités plus fortes et d'un Canada plus fort. Le B-CDD crée le lien entre les considérations stratégiques et opérationnelles et permet d’harmoniser le travail de tous les services avec la vision organisationnelle; d'assurer des politiques publiques solides; l'engagement ferme des membres, des gouvernements, des médias et des intervenants; un appui efficace à la gouvernance; des programmes qui répondent aux besoins des membres; un fonctionnement efficace et une bonne utilisation des ressources; ainsi qu'une solide intégration et cohésion des services. Le B-CDD appuie également le Comité de gestion dans son rôle d’équipe de direction responsable d’assurer une gestion organisationnelle efficace et de servir de modèle pour promouvoir les attitudes et les comportements appropriés qui nous unissent tous.  

 

Relevant du gestionnaire du Bureau du chef de la direction, le coordonnateur ou la coordonnatrice fournit des services administratifs au Conseil d’administration, au Comité exécutif et aux officiers. Il ou elle fournit également un soutien administratif sénior au chef adjoint de la direction et à l’équipe du B-CDD. Le coordonnateur ou la coordonnatrice contribue aussi à l’amélioration continue des processus liés au Conseil d’administration.

 

Responsabilités clés :

Secrétariat / Bureau corporatif

  • Gérer la correspondance officielle (entrante et sortante) du président et du Bureau du chef de la direction; prendre en charge les mesures nécessaires afin de répondre ou de rediriger les demandes lorsqu’approprié; assurer le contrôle de la qualité de la correspondance et des documents sortants.
  • Fournir un appui au chef adjoint de la direction, notamment pour les horaires, la préparation de rencontres, les arrangements de voyage et d’autres tâches administratives.
  • Consigner et tenir à jour des informations dans la base de données (ClearVantage / CRM), portant sur le statut et les données concernant les membres du Conseil d’administration, les membres des Comités qui ne siègent pas au Conseil, et d’autres groupes spécifiques (c.-à-d. le Caucus des maires des grandes villes, le Groupe de travail sur la gouvernance), ainsi que leur nomination aux différents comités et groupes de travail.
  • Mettre à jour et conserver les registres officiels de l’organisation et les documents dans les archives centrales du B-CDD (procès-verbaux, états financiers vérifiés, livres du Conseil).
  • Assurer l’exactitude de toute la documentation produite, gérée ou dirigée par le B-CDD.
  • Assurer la liaison avec les traducteurs et réviser les documents.
  • Coordonner et traiter les demandes de remboursement de dépenses, les demandes de voyages et les factures.

Gouvernance

  • Agir comme point de contact principal pour les membres du Conseil et leurs employés, leur fournir des informations générales et répondre à leurs questions.
  • Fournir un appui au Président et aux officiers : organiser leurs déplacements et leur fournir l’information pertinente pour la représentation externe de la FCM; maintenir un horaire des activités; suivre et maintenir une liste de tâches pour la transition des officiers; organiser et appuyer les réunions et les appels conférence.
  • Coordonner le processus de candidatures pour les Comités permanents; préparer et gérer la documentation requise pour le processus de demandes (formulaires, tableau de sélection); recevoir les Codes de déontologie signés et en assurer le suivi.
  • Fournir un appui au gestionnaire et au chef adjoint de la direction pour la préparation de documents, l’organisation des horaires et les communications pour le Groupe de travail sur la gouvernance.
  • Fournir un appui au gestionnaire et au chef de la direction pour les communications avec les associations provinciales et territoriales et la participation de la FCM à leurs congrès annuels.
  • S’occuper de l’affichage des avis officiels pour le Congrès annuel, des règlements administratifs, de la préparation et de l’affichage des ordres du jour, etc.

Réunions du Conseil et Congrès annuel

  • Fournir un soutien administratif et une coordination au Conseil d’administration national et à l’Assemblée générale annuelle tenue lors du Congrès annuel : coordonner la préparation des documents nécessaires pour les réunions du Comité exécutif, du Conseil et de l’Assemblée générale officielle (documents d’information) et rédiger les procès-verbaux.
  • Préparer les ordres du jour et fournir le soutien nécessaire pour les réunions dirigées par le Bureau du chef de la direction (présentation du Comité plénier, réunions des représentants des associations provinciales et territoriales).
  • Fournir un appui, au besoin, au directeur général des élections, surveiller et faire le suivi de la réception des formulaires de consentement, des ébauches de résolution et des formulaires de nomination.
  • Fournir un appui, au besoin, au Secrétariat et/ou pour d’autres tâches sur le site.

Comité exécutif

  • Organiser les réunions et les appels conférences pour le Comité exécutif.
  • Préparer l’ordre du jour et assurer la distribution des documents en avance et/ou sur le site lors des réunions du Conseil (par ex. résolutions urgentes).
  • Préparer l’ordre du jour annoté pour le président et les procès-verbaux.

Connaissances et expérience :

  • Un diplôme ou un certificat collégial en administration de bureau ou l’équivalent, et au moins cinq ans d'expérience dans un rôle administratif, dont au moins 2 ans en appui à un cadre supérieur.
  • D’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles, ainsi que pour les communications écrites et orales.
  • De solides capacités d’organisation, une grande capacité d’adaptation, pouvoir établir les priorités et gérer plusieurs tâches dans un contexte de travail d’équipe hautement productive, dynamique et stressant.
  • Être capable de travailler de façon indépendante, de prendre des initiatives et d’utiliser son jugement.
  • Faire preuve de discrétion et de professionnalisme et maintenir un niveau approprié de confidentialité dans la gestion de situations délicates.
  • La capacité de communiquer et d’interagir efficacement avec des gens de tous les niveaux, y compris des cadres et des dirigeants (internes et externes).
  • De solides capacités de rédaction et une expérience avec les logiciels de la suite MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint).
  • D’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles, un bon jugement, une grande polyvalence et une capacité à prendre des initiatives.
  • Une excellente capacité de penser de façon critique dans un contexte politique serait un atout.
  • Une expérience de travail avec un conseil d’administration serait un atout important.
  • Une compréhension des fonctions gouvernementales au Canada, ainsi qu’une compréhension des intérêts des gouvernements municipaux serait un atout.

Exigences linguistiques :

  • Parfaitement bilingue, de solides habiletés à l’écrit et à l’oral dans les deux langues officielles du Canada sont requises pour ce poste.

Autres exigences :

  • Des déplacements au Canada sont à prévoir au moins trois fois par année pour soutenir les activités du Conseil et du Congrès annuel.

 

 

 

Les avantages de se joindre à l’équipe de la FCM comprennent l’horaire d’été (congé les vendredis, du 1er juillet à la Fête du travail), des bureaux situés dans le Marché ByWard, ainsi que l’engagement de la FCM à l’endroit de la formation professionnelle de ses employés et un éventail d’avantages sociaux et de services concurrentiels.

How to Apply:
Pour de plus amples renseignements au sujet de ce poste ou pour en savoir plus au sujet de la FCM, veuillez consulter notre site à www.fcm.ca.

Veuillez envoyez un courriel à pour soumettre votre application. Les candidatures sont acceptées jusqu’au 16 juin 2018.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront retenus pour une entrevue.
Contact Details:
Ressources humaines
Federation of Canadian Municipalities
24 rue Clarence
Ottawa, ON, K1N 5P3
www:   www.fcm.ca


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