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Job Details


Job Number:  46098
Coordonnateur/trice de projet – Développer des municipalités inclusives et vertes
Job Posted: Monday, 9 July 2018
Closing Date: Saturday, 21 July 2018
(in 5 days)
Federation of Canadian Municipalities
Region: Ottawa area Type: Full time
Location: Ottawa Salary: 51 400 $ - 64 600 $

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des collectivités auprès du gouvernement fédéral.

 

 

Département :              Programmes de la FCM

Catégorie:                   Niveau 3

Langues :                    Le bilinguisme (français et anglais) constitue un atout

 

 

Contexte :

Depuis 1987, la FCM travaille en partenariat avec le gouvernement du Canada par le biais d’Affaires mondiales Canada (AMC) afin de partager l’expertise municipale du Canada avec des pays en développement dans le but d’y renforcer la gouvernance locale, les services offerts et les relations municipales internationales. Le service international de la FCM, FCM International, est responsable de la gestion des programmes internationaux financés par des sources externes et de la coordination des relations internationales de la FCM.

 

Le but du projet Développer des municipalités inclusives et vertes (DMIV) est de renforcer les capacités du secteur municipal sud-africain pour qu’il puisse contribuer efficacement aux priorités de l’Afrique du Sud portant sur l’amélioration de la démocratie et sur la croissance économique. Plus particulièrement, le projet : i) appuie six petites à moyennes municipalités sud-africaines dans l’amélioration de leurs capacités à développer et à mettre en œuvre des plans d’infrastructure verte et de développement économique; et ii) aide la South African Local Government Association (SALGA) à renforcer sa capacité à fournir un soutien institutionnel à ses membres. Au terme de ce projet, les municipalités seront en mesure de fournir des services municipaux plus efficaces, inclusifs et innovateurs à leurs citoyens. La SALGA, quant à elle, sera mieux positionnée pour répertorier des pratiques municipales innovatrices et les disséminer à ses membres municipaux dans l’ensemble du pays.

 

Objectif principal :                                

En tant que coordonnateur ou coordonnatrice de projet, vous devrez fournir un soutien opérationnel et administratif pour le DMIV, en collaboration avec l’adjoint de projet, et favoriser l’efficacité et l’efficience au sein de l’équipe de projet. Vous contribuerez notamment à l’adaptation des outils administratifs de la FCM pour le DMIV, ainsi qu’à la planification, à la mise en œuvre et à la prestation de divers services d’administration et de coordination en lien avec les opérations, les procédures et les ressources du DMIV. Vous serez également chargé(e) de la coordination administrative et financière du DMIV auprès de la SALGA, et vous contribuerez à la formation du personnel administratif.

 

Principales responsabilités :

  • Fournir un soutien administratif principal pour la gestion des processus et des activités de planification, de suivi et de production de rapports pour le DMIV, dont la coordination des réunions d’équipes, le suivi des tâches, la compilation et la mise en forme des documents, la prise de notes lors des réunions d’équipes transversales, l’identification des mesures à prendre, la documentation des décisions et le suivi des tâches à réaliser.
  • Travailler avec l’adjoint de projet pour coordonner la logistique de toutes les activités du DMIV au Canada, dont la mobilisation du support administratif selon les besoins.
  • En collaboration avec l’Unité des services aux programmes, contribuer au processus d’adaptation et de mise en œuvre de toutes les politiques, procédures et outils opérationnels et administratifs du DMIV, y compris la base de données, le système de classement, les modèles de contrat et d’ententes, etc.
  • Participer à la conception et à la réalisation de la formation et de l’orientation du personnel du DMIV sur toutes les politiques, procédures et outils opérationnels et administratifs, et fournir un soutien continu afin d’assurer le respect des politiques et procédures de la FCM et du DMIV.
  • Planifier et coordonner les aspects administratifs et logistiques des réunions, webinaires et autres activités du projet, y compris assurer la liaison avec les participants, les ressources externes et le personnel de la FCM; préparer, surveiller et distribuer la documentation (ordre du jour, plan de mission, etc.); préparer les salles; tenir les informations à jour; examiner et codifier les factures; et assurer le suivi des activités.
  • Sous la supervision du gestionnaire de projet, et en collaboration avec le coordonnateur de la SALGA, coordonner les plans de mission des partenaires municipaux.
  • Assurer un suivi auprès des partenaires municipaux canadiens pendant les missions et après celles-ci, notamment pour voir à la soumission des comptes-rendus des missions.
  • Coordonner la production de documents internes et externes (rapports, manuels et formulaires pour le financement et le renforcement des capacités, courriels et lettres pour des destinataires internes et externes, envois postaux, etc.), y compris assurer la liaison avec les fournisseurs de service externes, communiquer les échéanciers, préparer des ébauches, formatter et réviser.
  • Coordonner, traiter (codifier, valider et vérifier) et faire le suivi des bons de commandes, demandes de voyage, factures, demandes de remboursement des dépenses et réconciliations des cartes de crédit pour la gestion globale du projet. Examiner les rapports financiers mensuels avec l’appui de l’analyste financier et faire le suivi des écarts.
  • Participer à la préparation de documents et à l’élaboration de gabarits servant à recueillir les données requises pour le projet DMIV.
  • Participer à la collecte des données requises pour documenter l’avancement du projet DMIV.
  • Gérer les rapports du DMIV et les autres documents partagés sur le lecteur commun, y compris le nettoyage de tous les dossiers et la création et le maintien de structures de classement logiques pour tous les dossiers du DMIV.
  • Appuyer la préparation et la coordination des réunions du Comité de gestion et du Comité de direction.
  • Réaliser divers projets assignés par le gestionnaire de projet, selon les besoins.

Coordination de l’équipe du DMIV :

  • Assurer la coordination opérationnelle entre le DMIV, les partenaires municipaux et la SALGA; organiser les réunions d’équipes et les journées de planification, y compris les planifier et en assurer la logistique, coordonner la participation d’autres personnes ne faisant pas partie de l’équipe, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des mesures nécessaires.

Connaissances, expérience et compétences :

  • Études post-secondaires en administration des affaires, gestion de projet, ou dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
  • 5 ans d’expérience dans un poste de soutien administratif et opérationnel, avec un accent particulier sur la coordination organisationnelle et le service à la clientèle.
  • Excellentes connaissances des processus et des outils d’appui organisationnel, des pratiques et des procédures de gestion administrative, des logiciels de bureautique (Microsoft Office), des bases de données et des plateformes de collaboration en ligne.
  • Pouvoir travailler efficacement avec des cadres et des employés de tous les niveaux, avoir de l’expérience en communication avec des intervenants externes haut placés et d’excellentes habiletés pour le service à la clientèle.
  • De solides compétences pour organiser et coordonner, maintenir une attitude professionnelle dans la coordination de divers variables, plans d’actions, politiques administratives, partenaires, parties prenantes et de contacts haut placés.
  • Capacité démontrée en gestion de priorités, multi-tâches, et savoir anticiper les besoins dans un environnement qui évolue rapidement avec des délais serrés.
  • Attention soutenue pour les détails et l’exactitude.
  • Excellentes compétences d’analyse, d’évaluation, de résolution de problèmes et de prise de décision.

Exigences linguistiques :

  • La capacité de travailler dans les deux langues officielles (anglais et français) constitue un atout.

 

 

Faire partie de l'équipe de la FCM comporte une multitude d'avantages, dont la possibilité de bénéficier d'un horaire d'été (congé les vendredis du 1er juillet jusqu'à la fête du Travail); travailler dans des bureaux situés sur la place du marché ByWard; être assuré de l'engagement de la FCM à favoriser le perfectionnement de ses employés; et l'accès à une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services aux employés.

How to Apply:
Pour plus d'information au sujet de cette offre ou de la FCM en général, veuillez consulter notre site Web au www.fcm.ca.

Pour poser votre candidature, veuillez-vous rendre à la section carrières de notre site Web. La date limite de présentation des candidatures est le 21 juillet 2018.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec ceux qui auront été retenus pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées dans nos dossiers pour une période de six mois après l'embauche.
Contact Details:
Ressources humaines
Federation of Canadian Municipalities
24 rue Clarence
Ottawa, ON, K1N 5P3
www:   ww.fcm.ca


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