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Job Details


Job Number:  58359
Administrative Coordinator, Managing Director’s Office
Job Posted: Wednesday, 16 October 2019
Closing Date: Friday, 15 November 2019
(in 3 days)
Federation of Canadian Municipalities
Region: Ottawa area Type: Full time
Location: Ottawa Salary: (not entered)

 

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des collectivités auprès du gouvernement fédéral.

 

Poste :                        Administrative Coordinator, Managing Director’s Office
Service :                     Programmes de la FCM

Classification:           Niveau 3

Échelle salariale :     52 400 $ – 65 900 $

Langues :                   Le bilinguisme (anglais et français) serait un atout

 

Contexte de la FCM :

 

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des collectivités auprès du gouvernement fédéral. Le Plan stratégique de la FCM demande à la FCM de collaborer de manière à : a) accroître la compréhension et le soutien au rôle que jouent les gouvernements locaux dans l’atteinte des objectifs nationaux; b) façonner l’ordre du jour national en influençant les décideurs et les leaders d’opinion en vue de s’assurer que les intérêts des municipalités sont satisfaits ou dépassés; c) renforcer les capacités et les connaissances pour ainsi encourager l’initiative et l’innovation, qui à leur tour aident les gouvernements locaux à relever les défis auxquels ils sont confrontés; et d) partager ses connaissances et son expérience sur la scène internationale, pour que d’autres puissent améliorer la qualité de vie au sein de leurs collectivités.

 

Objectif principal :

 

Se rapportant au partenaire de gestion stratégique, le ou la coordonnateur/trice de l’administration, Bureau du directeur, offre du soutien administratif et opérationnel direct au Bureau du directeur et du soutien administratif aux autres services du FMV selon le besoin. Les responsabilités clés sont de fournir un soutien administratif complet et efficace, de coordonner les services pour appuyer les opérations internes et d’aider avec les communications, les évènements et la production de matériel d’appoint pour le Bureau du directeur.

 

Responsabilités clés :

  • Fournir un soutien administratif et de l’aide au directeur, incluant la gestion et le contrôle du calendrier et de l’horaire quotidien, l’évaluation des priorités, la coordination et la planification de réunions et la préparation de documents ou toute autre information pertinente en lien avec ces priorités.
  • Surveiller et gérer la correspondance (poste et courriel) adressée au Bureau du directeur et s’assurer que le directeur soit au courant des priorités urgentes, répondre de façon appropriée aux demandes simples, transférer les demandes au service concerné si nécessaire et rédiger les réponses.
  • Recueillir les mises à jour des différentes équipes du FMV, créer et distribuer le courriel mensuel Les actualités du FMV. Partager l’information à inclure dans le courriel L’hebdomadaire avec l’équipe de Communications et marketing à partir des mises à jour reçues pour Les actualités du FMV.
  • Préparer, réviser et/ou donner de la rétroaction sur les correspondances sortantes et autres documents tel que demandé.
  • Fournir un soutien pour les réunions du comité de haute gestion du FMV, les réunions d’équipe trimestrielles du FMV, la retraite annuelle du FMV (planification, réservation de salle / site, préparation de procès-verbaux, maintien d’une liste roulante de points à inclure dans l’ordre du jour, etc.), le tout en coordination avec le partenaire de gestion stratégique.
  • Coordonner la logistique des voyages, des réunions et des conférences. Préparer le matériel d’appoint pertinent et assurer le suivi des dépenses reliées aux voyages et aux réunions.
  • Vérifier, coder et traiter les factures, les relevés de Visa et les réclamations de dépenses. Respecter les lignes directrices et les conditions des contrats.
  • Vérifier, coder, traiter et rembourser les retraits de la petite caisse et les réclamations de dépenses trimestrielles de la petite caisse en s’assurant de respecter les lignes directrices des finances. Recevoir et déposer les chèques de la petite caisse et s’assurer d’avoir le change nécessaire pour le remboursement des demandes de retrait. Coder et distribuer les coupons de taxi à utiliser par les employés aux adjoints/es administratifs/ives du FMV.
  • Coordonner les commandes de fournitures du FMV avec les autres adjoints/es administratifs/ives du FMV. Ceci inclus d’envoyer un rappel électronique par calendrier concernant la date de commande, de vérifier les détails de la commande, de faire la commande, de recevoir et de distribuer le matériel, d’approuver et de traiter la facture.
  • Établir et maintenir un système de classement papier et électronique pour assurer la tenue efficiente des dossiers et la recherche efficace de l’information. Détruire les documents qui ne sont plus nécessaires de façon appropriée et selon la politique de conservation des dossiers de la FCM.
  • Coordonner et préparer l’orientation (accueil) des nouveaux employés du Bureau du directeur.
  • Développer, réviser et améliorer les politiques et les procédures des systèmes administratifs.
  • Rechercher, développer, réviser et mettre à jour les politiques et les procédures administratives pour améliorer la cohérence et l’efficacité des adjoints/es administratifs/ives.
  • Fournir du soutien aux adjoints/es administratifs/ives du FMV et au/à la réceptionniste, au besoin.
  • Participer au recrutement et à la sélection de candidats pour les postes administratifs du FMV, au besoin.
  • Appuyer la direction avec les entrées budgétaires, le suivi des réclamations de dépenses et toute autre question budgétaire.
  • Pourrait être appelé(e) à aider avec les projets ou autres responsabilités administratives selon les besoins.

 

Faire partie de l'équipe de la FCM comporte une multitude d'avantages, dont la possibilité de bénéficier d'un horaire d'été (congé les vendredis du 1er juillet jusqu'à la fête du Travail) et de travailler dans des bureaux situés sur la place du marché ByWard. Vous serez également assuré de l'engagement de la FCM à favoriser le perfectionnement de ses employés et aurez accès à une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services. 

 

Pour plus d'information au sujet de cette offre ou de la FCM en général, veuillez consulter notre site Web à www.fcm.ca.

 

Pour postuler, veuillez-vous rendre à la section carrières de notre site web.  La date limite de soumission des candidatures est le 30, Octobre 2019.

 

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec les candidats sélectionnés pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées dans nos dossiers pour une période de six mois après l'embauche du candidat choisi.

How to Apply
Pour plus d'information au sujet de cette offre ou de la FCM en général, veuillez consulter notre site Web à www.fcm.ca.

Pour postuler, veuillez-vous rendre à la section carrières de notre site web. La date limite de soumission des candidatures est le 30, Octobre 2019.
Contact Details
Federation of Canadian Municipalities
24 Clarence Street
Ottawa, ON, K1N 5P3


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