Job Posting 67332

Analyste, Bases de données et gestion de documents
Centre canadien sur les dépendances et l'usage de substances
Ottawa area, Centretown
closed 4 days ago (Sun, 24 Jan)
full time

Poste : Director, Information Systems and Web Services

Relève de : Directeur, Systèmes d’information et services Web

Relevant du directeur, Systèmes d’information et services Web, l’analyste est responsable de la gestion et de la tenue à jour du répertoire de gestion des relations avec la clientèle (RGRC) et du système de gestion électronique des documents (SGED) du CCDUS. L’analyste prépare des lignes directrices, des recommandations, des procédures, de la formation et des documents à l’appui.

Responsabilités

Répertoire de gestion des relations avec la clientèle (RGRC)

  • Exercer le plein contrôle administratif du RGRC, y compris le contrôle utilisateur, la commande d’effacement, la personnalisation et l’assistance technique
  • Faire des sauvegardes adéquates des données, assurer l’intégrité des données et améliorer la performance du répertoire par un nettoyage régulier des données
  • Examiner et modifier la disposition, les champs et l’interface utilisateur du RGRC pour veiller à ce qu’ils correspondent aux besoins et aux orientations stratégiques de l’organisation
  • En collaboration avec l’équipe Web, créer et tenir à jour une fonction automatisée d’abonnement et de gestion du flux de travail entre le Web, le système de gestion des apprentissages et le RGRC
  • S’assurer que les gabarits électroniques de l’organisation (p. ex. pour les courriels d’information) sont à jour et fonctionnels sur le Web et sur les appareils mobiles
  • S’assurer que le RGRC répond aux besoins de l’organisation en matière de rapports en préparant régulièrement des rapports sur l’utilisation, les indicateurs clés et l’analytique
  • Créer des lignes directrices, des procédures et des recommandations pour les fonctions liées au RGRC
  • Fournir encadrement et soutien au personnel pour la gestion des contacts, les listes de distribution, la capture de l’engagement de la clientèle et le multipostage
  • Au besoin, assurer la liaison avec les fournisseurs externes pour créer ou modifier des fonctionnalités sur mesure
  • Au besoin, assurer la liaison avec le gestionnaire de la TI pour obtenir des licences, effectuer des mises à jour et des améliorations et assurer la compatibilité globale du RGRC

Système de gestion électronique des documents (SGED)

  • Exercer le contrôle administratif et le contrôle de la qualité du SGED
  • Préparer des lignes directrices et des procédures pour le personnel du CCDUS concernant la création, le stockage, la recherche et l’élimination de fichiers dans le SGED 
  • Faire régulièrement des vérifications du SGED et des suppressions des documents superflus pour améliorer la performance du système
  • Préparer régulièrement des rapports sur les indicateurs clés et l’utilisation du système
  • Travailler en étroite collaboration avec le spécialiste de l’information pour gérer et renforcer l’architecture d’information et faciliter l’organisation, la récupération et la gestion de fichiers (p. ex. classification des archives, taxonomie, métadonnées, calendrier de conservation)
  • Créer et tenir à jour des stratégies de recherche et des métadonnées préétablies pour faciliter la récupération de documents
  • Offrir de la formation, de l’aide et de l’encadrement au personnel sur les compétences essentielles à l’utilisation du SGED et la gestion de l’information en lien avec les pratiques exemplaires pour le SGED
  • Suivre l’évolution et rendre compte de la conformité du personnel aux politiques et protocoles de gestion des documents
  • Au besoin, assurer la liaison avec le gestionnaire de la TI et les fournisseurs externes concernant les mises à jour à faire, les nouvelles fonctions disponibles, les améliorations à apporter et l’assistance technique

Qualifications

  • Diplôme en systèmes de l’information, en gestion de l’information, en informatique ou dans un domaine connexe
  • 3 à 5 ans d’expérience de travail pertinente en lien avec les RGRC (Microsoft Dynamics 365, Salesforce, Oracle, etc.)
  • 3 à 5 ans d’expérience de travail avec les systèmes de gestion des documents (M-files, solutions de gestion documentaire Microsoft 365, OpenText, plateformes de collaboration, etc.)
  • Expérience dans l’administration des systèmes, la gestion des archives et les concepts liés à la gestion de l’information
  • Connaissance de la conception et du schéma des bases de données, des commandes et outils SQL et des technologies générales de bases de données
  • Connaissance de l’automatisation du flux de travail et des capacités connexes pour le RGRC et le SGED  
  • Connaissance des lois (LPRDE, RGPD, LCAP, etc.) qui concernent les renseignements personnels et la protection de la vie privée et dont il faut tenir compte dans le travail avec des bases de données
  • Capacité démontrée à former et à communiquer dans un langage simple, à l’oral et à l’écrit
  • Expérience démontrée à travailler seul et en équipe, tout en démontrant un niveau élevé d’initiative, de minutie, de responsabilité et d’efficacité
  • Capacité démontrée à établir des priorités et à gérer des échéances concurrentes dans un milieu au rythme rapide tout en faisant preuve de flexibilité et de discernement
  • Connaissance approfondie de Microsoft Word, de PowerPoint et d’Excel

Atouts

  • Bilingue (français et anglais)
  • Connaissance des outils de visualisation des données, de la conception et de la préparation de rapports

Les candidatures seront étudiées dès qu’elles seront reçues, et le processus se poursuivra jusqu’à ce que le poste soit pourvu. Les candidats intéressés doivent faire parvenir leur CV et lettre de présentation à . Nous remercions tous ceux et celles qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour passer en entrevue.

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