Job Posting 67685

Adjoint(e) de projet, Services de financement
Federation canadienne des municipalites
Ottawa area
closed 4 days ago (Sun, 24 Jan)
full time  •  Echelle salariale: 45 200 $ - 56 800 $

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des collectivités auprès du gouvernement fédéral. 

 

Poste :                   Adjoint(e) de projet, Services de financement - FMV  

Service :                Programmes de la FCM

Classification :      Niveau 2

Échelle salariale :  45 200 $ à 56 800 $

Langues :              Le bilinguisme (anglais et français) est essentiel

Contexte :

Le Fonds municipal vertMC (FMV), la pierre angulaire du département des Programmes de la FCM, est une dotation permanente de 1,7 milliards de dollars du gouvernement du Canada. En tant que principal catalyseur de l'innovation à l'échelle locale, le FMV offre aux gouvernements locaux et à leurs partenaires une aide financière (sous forme de prêts et de subventions) et des connaissances pour réaliser des initiatives d'infrastructures municipales durables dans le but d'aider les collectivités à améliorer la qualité de l'air, de l'eau et du sol, et à protéger le climat. Grâce au FMV, les municipalités ont mis en place de meilleurs actifs pour les transports, construit des bâtiments efficients et résilients, réacheminé des déchets des centres d'enfouissement, transformé des terrains auparavant inutilisables en les rendant aptes au développement et amélioré la qualité des sols et de l'eau. Le FMV renforce également la capacité des municipalités canadiennes à planifier et à investir dans des infrastructures novatrices durables, permettant ainsi aux contribuables d'économiser des millions de dollars et créant des emplois qui contribuent aux économies locales. Le FMV partage les leçons et l'expertise acquises dans le cadre de ces projets au moyen d'activités de perfectionnement, de formation et d'échange de connaissances, comme des études de cas, des manuels et des rapports, des webinaires, les Prix des collectivités durables et la Conférence sur les collectivités durables de la FCM. Ces activités aident d'autres municipalités à reproduire les succès des initiatives financées par le FMV, multipliant ainsi les avantages de ces initiatives à l'échelle du pays.

Objectif principal :

Chargé(e) de fournir un appui pour l’administration et la coordination du processus de demandes du FMV, ainsi que pour la préparation et le traitement des contrats et des versements du FMV. Cela comprend notamment la gestion de toute la documentation électronique et imprimée, la réception des nouvelles demandes, la correspondance avec les clients, la vérification des documents pour s’assurer qu’ils sont complets, la surveillance des documents et des échéanciers, le soutien nécessaire, ainsi que le suivi des dossiers tout au long du processus, avec un accent particulier sur le service à la clientèle. L’adjoint(e) agit comme principal point de coordination entre les agents de projets, le personnel des finances et les autres employés de la FCM pour les questions liées aux initiatives financées par le FMV.

Principales responsabilités :

  • Surveiller la réception de nouvelles demandes. Examiner toutes les demandes reçues pour s’assurer qu’elles sont complètes, puis entrer l’information dans la base de données et dans le lecteur partagé. Répondre aux questions en lien avec la présentation de demandes pour le FMV.
  • Rédiger et réviser des notes de services et documents pour le Conseil d’administration du FMV, y compris distribuer les rapports et les fiches sommaires des demandes.
  • Préparer les contrats selon les modèles préétablis et les informations fournies par le gestionnaire et les agents de projet.
  • Recevoir et traiter les demandes de versement des demandeurs, identifier tout problème au niveau de la facturation ou information manquante, fournir l’information aux agents de projets.
  • Taper, formatter, relire et envoyer la correspondance aux demandeurs en utilisant des modèles préétablis.
  • Agir comme liaison principale entre les agents de projet et les autres employés de la FCM au sujet de l’avancement des initiatives financées par le FMV (dont les équipes en charge des finances, des questions légales, de la sensibilisation), coordonner les contributions, assurer un suivi des documents et des échéanciers et envoyer des rappels lorsque nécessaire.
  • Gérer le classement de tous les documents électroniques et imprimés (y compris la création des dossiers pour les Finances, la numérisation des lettres, des contrats et des rapports, l’archivage, etc.) et mettre à jour la base de données.
  • Formuler des suggestions et proposer du contenu écrit pour appuyer l’amélioration du processus d’acheminement du financement, ainsi que des documents et des outils liés au financement.
  • Responsable de réviser et de mettre à jour le manuel de procédures et les modèles de correspondance, y compris créer de nouveaux modèles ou modifier les modèles existants en fonction des changements apportés aux procédures.
  • Fourni un appui administratif à l’équipe de financement, y compris coordonner les réunions, rédiger les procès-verbaux, assurer le suivi des documents et des échéanciers, et faire des rappels lorsque nécessaire.
  • Vérifier, codifier et traiter les factures et les demandes de remboursement de dépenses. Veiller au respect des lignes directrices en matière de finances et des modalités des contrats.
  • Coordonner la traduction et la production de documents, y compris assurer la liaison avec les fournisseurs de service externes, communiquer les échéances et faire les suivis nécessaires.
  • Coordonner les préparatifs de voyage pour les membres de l’équipe.
  • Au besoin, participer au travail et aux réunions d’équipes multifonctionnelles pour le service des Programmes de la FCM ou pour des initiatives organisationnelles.
  • Fournir un appui complémentaire aux autres adjoints de projet, Services de financement, selon les besoins.

Connaissances et expérience :

  • Éducation postsecondaire en administration de bureau, administration des affaires ou dans une discipline connexe.
  • Au moins trois ans d’expérience professionnelle dans un domaine lié à l’administration.
  • Une excellence connaissance des processus et des outils de soutien administratif, des logiciels de bureautique (Microsoft Office) et de la gestion des bases de données.
  • Une expérience avec un système de gestion de la relation client (CRM) ou un système de gestion des subventions serait un atout.
  • Capacité de prendre des initiatives, d’assurer la surveillance des documents et des échéanciers, et de faire les suivis requis.
  • Capacité démontrée pour le développement et le maintien de relations de travail positives avec les parties prenantes internes et externes.
  • Excellentes habiletés pour l’organisation du travail, dont la coordination d’un grand volume de dossiers et de facteurs variés.
  • Capacité d’établir les priorités, de réaliser plusieurs tâches à la fois et de prévoir les besoins dans un environnement de travail qui évolue rapidement, avec des échéanciers serrés.
  • Excellent souci du détail et de la précision.
  • Excellentes habiletés pour les communications verbales et écrites.
  • Le bilinguisme (à l’écrit et à l’oral) dans les deux langues officielles (anglais et français) est requis.

Exigences linguistiques :

  • La capacité de parler, de lire et d’écrire en anglais et en français est essentielle.

 

Faire partie de l'équipe de la FCM comporte une multitude d'avantages, dont la possibilité de bénéficier d'un horaire d'été (congé les vendredis du 1er juillet jusqu'à la fête du Travail) et de travailler dans des bureaux situés sur la place du marché ByWard. Vous serez également assuré de l'engagement de la FCM à favoriser le perfectionnement de ses employés et aurez accès à une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services.  En raison de la pandémie COVID-19, la FCM applique présentement un protocole de travail à la maison. Le candidat ou la candidate sélectionné(e) devra être en mesure de travailler à domicile au moins jusqu'en mars 2021.  

 

Pour plus d'information au sujet de cette offre ou de la FCM en général, veuillez consulter notre site Web à www.fcm.ca.

Pour postuler, veuillez-vous rendre à la section carrières de notre site web.  La date limite de soumission des candidatures est le 24 janvier 2021.

 

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec les candidats sélectionnés pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées dans nos dossiers pour une période de six mois après l'embauche du candidat choisi.

Please Note: WorkInNonProfits.ca is not affiliated with and in no way endorses or vets the organization that posted this job. Any links posted within the job will take you to their external site where the same disclaimer applies.

Thanks for looking on WorkInNonProfits.ca and good luck with your job search!