Job Posting 70726

Adjointe de projet
Federation canadienne des municipalites
Ottawa area
closing tomorrow (Wed, 12 May)
full time - term / contract  •  Echelle salariale: 45,200 $ - 56,800 $

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux représentant les intérêts des villes et des collectivités auprès du gouvernement fédéral.

 

Poste :                        Adjoint(e) de projet, Partenariat municipal pour l’innovation – Leadership des femmes dans les gouvernements municipaux (PMI-LFGM).

Département :             Programmes de la FCM

Endroit :                      Ottawa, Ontario

Classification :            Niveau 2

Échelle salariale :        45 200 $ à 56 800 $

Langues :                    Bilinguisme (anglais et français) exigé

Durée :                        Contrat de 6 ans (jusqu’en mars 2027)

  

Contexte :

Depuis 1987, la FCM travaille en partenariat avec le gouvernement du Canada par le biais d’Affaires mondiales Canada (AMC) afin de partager l’expertise municipale du Canada avec des pays en développement dans le but d’y renforcer la gouvernance locale, les services offerts et les relations municipales internationales. Le département des Programmes de la FCM est responsable de la gestion des programmes canadiens et internationaux et de la coordination des relations internationales de la FCM.

 

La FCM prévoit mettre en œuvre un projet de six ans d’une valeur de 26 millions de dollars, intitulé Partenariat municipal pour l’innovation – Leadership des femmes dans les gouvernements municipaux (PMI-LFGM).  Ce programme est une initiative d’une durée de six ans (2021-2027) destinée à soutenir le leadership des femmes dans les gouvernements municipaux dans certains pays de l’Afrique et de l’Asie. Il visera à améliorer la qualité de vie des femmes et des filles, qui proviennent notamment de communautés marginalisées, dans cinq pays : le Bénin, le Cambodge, le Ghana, le Sri Lanka et la Zambie. En améliorant la capacité des femmes à assumer un leadership dans leur gouvernance locale, ainsi que la capacité des gouvernements locaux à offrir des services plus inclusifs, ce projet contribuera à une réduction de la pauvreté de 15 à 20 communautés dans les pays visés, en améliorant la prestation de services locaux qui répondent aux besoins des femmes.

 

Objectif principal :

Sous la direction du gestionnaire de projet et relevant du conseiller en opérations du programme, l’adjoint(e) est responsable de fournir un soutien administratif, logistique et organisationnel pour le projet qui lui est assigné. Il ou elle agit en tant que point de contact central pour les demandes de renseignements et de services en lien avec ce projet.

 

Responsabilités clés :

  • Agir comme point central pour le soutien administratif et logistique en lien avec le projet assigné, en répondant notamment aux demandes de renseignements ou en les transférant aux personnes appropriées. En coordination avec le gestionnaire de projet, assurer la liaison avec le personnel du projet, les services corporatifs de la FCM (Finances, Technologies de l’information, Employés et culture organisationnelle), les participants aux missions et les partenaires, et assurer le suivi de renseignements ou de documents manquants ou d'autres demandes.
  • Organiser la logistique pour les activités de projet comme les rencontres, ateliers, visites d'études, projets d'observation en situation de travail, missions au Canada ou à l'échelle internationale, séances d'information et activités spéciales, en coordination avec le personnel du projet, les partenaires et les municipalités hôtes.
  • Examiner, traiter (codifier, valider, vérifier) et soumettre les factures, demandes de remboursement de dépenses et requêtes de chèque au département des Finances. Peut avoir à assurer le suivi des dépenses par rapport au budget, à assembler des données et à fournir des renseignements en vue de la planification budgétaire annuelle.
  • Coordonner tous les plans de déplacement liés au projet assigné (hébergement, transport, assurance, avances, ainsi de suite) pour le personnel, les consultants et les volontaires; conseiller les partenaires, volontaires et consultants en matière de politiques et de processus relatifs aux déplacements de la FCM et du Conseil du Trésor; si pertinent, assurer la liaison avec le bureau du Ghana et les associations de gouvernements locaux partenaires du projet pour assurer la coordination des plans de déplacements internationaux.
  • Assurer le soutien administratif du projet, dont la rédaction, la révision et/ou la relecture de divers documents; conserver une copie électronique des documents du projet (c.-à-d. profil des voyageurs, listes de contrôle de mission, coordonnées, copies de passeports, formulaires d'assurance, notes biographiques, etc.), de manière à en permettre une extraction efficace et efficiente.
  • Soutenir le renforcement des capacités des partenaires et du personnel, le cas échéant, sur des sujets touchant l'administration, la logistique, l'interprétation des politiques et la mise en œuvre de systèmes et d'outils administratifs, et cela, de manière à assurer la conformité aux pratiques de la FCM.
  • Fournir du soutien, sur demande, pour des fonctions de gestion du projet (p.ex. élaboration et suivi des plans et budgets annuels, recrutement et sélection des volontaires, etc.).
  • Participer au groupe de coordination d'enjeux administratifs et opérationnels et fournir, au besoin, un soutien d'appoint à d'autres adjoints aux projets, en tant que membre du personnel administratif du projet.
  • Assurer la liaison avec le personnel de la FCM et les fournisseurs externes de services dans des aspects liés à la coordination et au suivi de la traduction et de la production de documents, la coordination et la confirmation des plans de déplacement et la planification et la coordination logistique des rencontres et activités.
  • Peut être appelé(e) à participer au travail d’équipes interfonctionnelles du département des Programmes de la FCM et/ou à des initiatives générales de la FCM.
  • Participer à des comités de la FCM afin de fournir de la rétroaction et des mises à jour régulières sur des questions administratives; sur demande, assister à des réunions internes au nom du gestionnaire de projet et fournir des mises à jour sur les activités de projet à ces occasions.

 

Connaissances et expérience :

  • Études postsecondaires en administration, en soutien administratif ou dans une autre discipline pertinente.
  • Au moins 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle administratif ou une combinaison équivalente d'éducation et d'expérience.
  • Solide connaissance des pratiques et des processus administratifs (par ex., gestion des dossiers imprimés et électroniques, des modèles et des formats de documents de gestion).
  • Solide connaissance des processus et des outils de soutien de gestion et des logiciels de bureautique (suite Microsoft Office).
  • Bonnes compétences en organisation du travail, en relations interpersonnelles et en communications; attitude professionnelle permettant de coordonner des variables de projet, des parties prenantes et des contacts de haut niveau divers.
  • Capacité confirmée d'établir les priorités et de gérer plusieurs tâches à la fois, dans un milieu évoluant rapidement et dans le respect d'échéances et de délais de réalisation serrés.
  • Attention minutieuse aux détails et à l'exactitude.
  • Capacité de préserver la confidentialité et de faire preuve de discrétion et de tact dans le traitement de renseignements délicats.
  • Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle.
  • Une expérience de travail à l'étranger ou dans des programmes internationaux serait un atout.
  • Capacité de travailler avec des personnes de milieux culturels divers.
  • Compréhension des principes de gestion financière.
  • Compréhension des directives et des obligations contractuelles applicables aux projets financés par des donateurs.

Exigences linguistiques :

  • Le bilinguisme en anglais et français (à l’oral et à l’écrit) est requis pour ce poste.

 

Faire partie de l'équipe de la FCM comporte une multitude d'avantages, dont la possibilité de bénéficier d'un horaire d'été (congé les vendredis du 1er juillet jusqu'à la fête du Travail) et de travailler dans des bureaux situés sur la place du marché ByWard. Vous serez également assuré de l'engagement de la FCM à favoriser le perfectionnement de ses employés et aurez accès à une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services. En raison de la pandémie COVID-19, la FCM applique présentement un protocole de travail à la maison jusqu’à nouvel ordre. Le candidat ou la candidate sélectionné(e) devra être en mesure de travailler à domicile pendant cette période.  

 

Pour plus d'information au sujet de cette offre ou de la FCM en général, veuillez consulter notre site Web à www.fcm.ca.

 

Pour postuler, veuillez-vous rendre à la section carrières de notre site web.  La date limite de soumission des candidatures est le 12 mai 2021.

 

 

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec ceux qui auront été retenus pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées dans nos dossiers pour une période de six mois après l'embauche du candidat choisi. 

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