Job Posting 76444

Planificateur(trice) d'événements
Federation of Canadian Municipalities
Ottawa area
Ottawa
closed 4 days ago (Thu, 21 Oct)
full time

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des collectivités auprès du gouvernement fédéral.

 

Poste :                         Planificateur(trice) d'événements

Service :                      Politiques et affaires publiques

Catégorie :                   Niveau 4

Échelle salariale :        63 650 $ à 80 150 $

Langue :                      Le bilinguisme (anglais et français) est obligatoire

 

 

Contexte :

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux. Depuis 1901, elle soutient l'amélioration de la qualité de vie de toutes les collectivités en favorisant des gouvernements municipaux forts, efficaces et responsables. À l'échelle internationale, la FCM joue un rôle de premier plan dans la défense des intérêts des municipalités canadiennes, en créant des liens avec des associations municipales de différents pays du monde.  La FCM travaille également à la protection de l'environnement en favorisant la prévention de la pollution et le développement de collectivités durables. La FCM offre des services à ses membres dans les deux langues officielles.

 

Objectif principal :

Relevant de la gestionnaire des événements, le planificateur ou la planificatrice d'événements veille à la bonne exécution de toute la logistique des conférences, des réunions et des salons professionnels de la FCM, à distance et en personne. Le ou la titulaire est également responsable de la supervision du coordonnateur des événements, des bénévoles et/ou d'autres membres du personnel des événements, selon les besoins, et gère leur charge de travail et leur rendement tout au long de chaque événement. Le ou la titulaire doit également planifier, soutenir et répondre aux besoins logistiques du Conseil d'administration, du Comité exécutif, du CMGV et d'autres parties prenantes de la FCM.

Principales responsabilités :

  • Planifier, coordonner et mettre en œuvre la logistique d'un large éventail d'événements (conférences, réunions du conseil d'administration, autres événements organisationnels) dans un format virtuel, hybride ou présentiel ; les tâches peuvent inclure les éléments suivants, sans s'y limiter :
    • Assurer la liaison avec les fournisseurs, les municipalités hôtes, les fournisseurs de services, les exposants, les participants, etc. pour garantir la réussite de tous les événements.
    • Gérer l'attribution des espaces de réunion loués afin de répondre aux besoins du programme des événements.
    • Assurer la liaison avec ses collègues pour déterminer les divers besoins logistiques de toutes les réunions et de tous les événements et apporter des ajustements aux plans sur une base continue.
    • Demander et négocier des contrats et des devis et gérer les besoins sur une base continue en ce qui concerne les services liés aux installations (c'est-à-dire l'aménagement des salles, l'électricité, l'entretien ménager, etc.), l'audiovisuel, les services d'interprétation simultanée, la restauration, l'hébergement, les services de lecture de badges, les photographes, la location d'équipement, les articles spécialisés et le mobilier, les divertissements, etc.
    • Préparer, suivre et distribuer un large éventail de documents relatifs aux événements.
    • Les tâches sur place comprennent la supervision et l'exécution de divers éléments liés à la mise en place de l'événement, la réponse aux demandes et la résolution des problèmes qui surviennent au cours de l'événement, l'assurance que tous les fournisseurs répondent aux exigences, l'organisation et la supervision des bénévoles, etc.
    • Exécuter d'autres tâches, notamment préparer et coordonner les expéditions de matériel de la FCM à destination et en provenance des lieux de l'événement, tenir des dossiers, assurer le suivi des événements, etc.
    • Répondre à divers problèmes qui peuvent survenir pendant la préparation, l'exécution et le démontage de chaque événement et les résoudre. S'assurer que les problèmes majeurs sont transmis à la gestionnaire ou à l'autorité compétente, selon le cas.
  • En collaboration avec la gestionnaire des événements, jouer un rôle de premier plan dans la planification et la conception des formules et des composantes des événements. Il s'agit notamment d'apporter une expertise du secteur et un aperçu des meilleures pratiques d'avant-garde en matière d'événements, tant en personne que virtuels.
  • Examiner les principaux éléments livrables pour chaque événement afin d'évaluer la portée du projet, de déterminer un plan d'action approprié, de recommander des procédures et des solutions, d'exécuter le plan, de suivre les progrès et de contrôler le budget.
  • Gérer le processus de sélection et de passation de contrats (négociations, révisions, approbations) ainsi que l'exécution des obligations contractuelles pour les lieux de réunion et d'événement, les blocs de chambres d'hôtel (rabais, concessions, ramassage, attrition) et tous les autres fournisseurs de services pour les événements de la FCM.
  • Gérer le processus de réservation des chambres d'hôtel pour les membres/délégués et le personnel de la FCM pour tous les événements et assurer un excellent service à la clientèle en répondant aux membres/délégués concernant les chambres d'hôtel pour les événements de la FCM.
  • Responsable de la rédaction du contenu web des événements et de la mise à jour du contenu des événements sur le site web de la FCM, ainsi que de la rédaction des communications électroniques liées aux événements pour les membres de la FCM.
  • Vérifier les coûts auprès des fournisseurs et aider le directeur à planifier le budget des événements de la FCM. Suivre, confirmer l'exactitude, coder et traiter les factures liées aux événements en s'assurant que les tarifs et les produits livrables sont exacts.
  • En tant que membre du groupe de travail sur la durabilité de la FCM, gérer la mise en œuvre des pratiques d'événements durables en effectuant des recherches, en élaborant des stratégies, en travaillant avec les fournisseurs d'événements et en rendant compte des progrès accomplis.

Connaissances et expérience :

  • Une éducation postsecondaire en gestion d'événements et une certification CMP (ou l'équivalent) sont requises. Une combinaison équivalente d'études et d'expérience peut également être prise en considération.
  • Un minimum de 5 ans d'expérience pratique en gestion d'événements, de préférence pour des événements de grande envergure.
  • Connaissance approfondie et capacité à utiliser les processus et outils de soutien opérationnel (c'est-à-dire la suite Microsoft Office, les bases de données, les systèmes de suivi, etc.)
  • Familiarité et intérêt pour les événements et les plateformes virtuelles.
  • Capacité avérée à résoudre des problèmes et à suivre et exécuter avec persévérance des priorités multiples tout en restant réactif aux conditions changeantes dans un environnement au rythme rapide avec des délais et des temps d'exécution serrés.
  • Solides compétences en matière de service à la clientèle, souci manifeste du détail et de l'assurance qualité, et capacité à travailler sans supervision étroite.
  • Solides compétences en communication écrite, verbale et interpersonnelle pour coordonner une variété de produits livrables et communiquer efficacement et professionnellement avec tous les échelons des parties prenantes internes et externes (par exemple : les membres de la FCM, les officiers de la FCM, le Conseil d'administration, le Caucus des maires des grandes villes, etc.

Exigences linguistiques :

  • Excellentes capacités de communication orale et de compréhension en anglais et en français (bilingue).

 

Faire partie de l'équipe de la FCM comporte une multitude d'avantages, dont la possibilité de bénéficier d'un horaire d'été (congé les vendredis du 1er juillet jusqu'à la fête du Travail) et de travailler dans des bureaux situés sur la place du marché ByWard. Vous serez également assuré de l'engagement de la FCM à favoriser le perfectionnement de ses employés et aurez accès à une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services. En raison de la pandémie COVID-19, la FCM applique présentement un protocole de travail à la maison jusqu’à nouvel ordre. Le candidat ou la candidate sélectionné(e) devra être en mesure de travailler à domicile pendant cette période.  

 

La Fédération canadienne des municipalités est un employeur offrant l'égalité des chances. Conformément à la Loi de 2019 sur l'accessibilité du Canada et à toutes les normes d'accessibilité provinciales applicables, sur demande, des mesures d'adaptation seront fournies aux candidat(e)s handicapé(e)s tout au long du processus de recrutement, de sélection et/ou d'évaluation de la FCM.

 

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec les candidats sélectionnés pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées dans nos dossiers pour une période de six mois après l'embauche du candidat choisi.

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