Job Posting 79385

Adjoint administratif ou adjointe administrative (réouverte)
Garde-rivière des Outaouais
Ottawa area
Ottawa
closed 7 days ago (Fri, 21 Jan)
full time  •  45 000 $

Date d’entrée en fonction :  Entre la mi-janvier et la fin janvier

Salaire : 45 000 $

Horaire : 37,5 heures/semaine (poste temps plein, permanent)

Date limite pour soumettre votre dossier : Nous réviserons les dossiers et mènerons des entrevues sur une base continue; nous vous conseillons de ne pas tarder à postuler. Nous acceptons les dossiers de candidature jusqu’au 21 janvier 2022. Veuillez noter que nous communiquerons uniquement avec les candidates et candidats convoqués en entrevue.

 

Garde-rivière des Outaouais offre un milieu de travail stimulant!

Garde-rivière des Outaouais agit comme défenseur et porte-parole collectif du bassin versant de la rivière des Outaouais. Nous offrons leadership et inspiration en vue de protéger, de promouvoir et d’améliorer sa santé écologique et son avenir.

  • Nous offrons de généreux avantages sociaux, comprenant : soins dentaires et médicaux, 3 semaines de vacances rémunérées et participation à un programme de REER collectif.
  • Nous offrons une culture organisationnelle remarquable soutenue par des employés talentueux et motivés qui souhaitent apprendre et progresser tout en ayant du plaisir.
  • Nous travaillons à distance avec des collègues et des bénévoles de partout dans le bassin versant en tirant parti d’une solide culture de collaboration.
  • Nous valorisons la souplesse et l’équilibre entre le travail et la vie personnelle des membres de l’équipe et nous offrons des horaires de travail flexibles.
  • Nous soutenons la formation et l’éducation en fournissant temps et financement.
  • Nous vous offrons la chance d’opérer un réel changement et d’avoir une incidence sur la santé de notre bassin versant.

 

Votre rôle

Garde-rivière des Outaouais est à la recherche d’une adjointe administrative ou d’un adjoint administratif qui a le sens de l’organisation et de solides aptitudes en résolution de problèmes pour se joindre à l’équipe!  Il s’agit d’un poste dynamique qui comporte une part de routine, mais qui offre aussi la possibilité d’improviser et de créer.  Votre temps sera partagé entre gérer le bureau, offrir du soutien dans nos opérations, nos finances et nos pratiques de conformité et assister directement le ou la Garde-rivière et DG. Vous devez être capable d’assurer un bon rendement dans des délais serrés. De façon générale, vous travaillerez dans notre bureau d’Ottawa durant les heures normales de travail. L’horaire peut varier et vous travaillerez occasionnellement le soir ou le week-end au besoin.

 

Principales responsabilités 

Ressources humaines :

  • Contribuer à un milieu de travail positif et collaboratif en participant aux réunions d’équipe et aux événements de Garde-rivière des Outaouais, en représentant Garde-rivière des Outaouais lors d’événements et de conférences externes le cas échéant et en assistant à certaines autres tâches au besoin.
  • Fournir du soutien administratif à la haute direction, y compris pour la réservation des déplacements, des hébergements et des réunions;
  • Offrir un accueil professionnel, en personne comme en ligne;
  • Assurer le suivi et la mise en œuvre des changements dans les paramètres des ressources humaines, comme le salaire, les avantages sociaux, les congés, les relevés d’emploi, la distribution des T4, etc.;
  • Coordonner l’intégration des nouveaux employés en s’assurant qu’ils reçoivent une excellente formation de leurs collègues et les ressources en ligne appropriées;

Administration de bureau par excellence

  • Coordonner l’horaire et les déplacements de la direction générale;
  • Réaliser la mise en forme ou l’ébauche de documents, d’ordres du jour et de correspondances au nom de la haute direction.
  • Organiser le service de traiteur pour les événements, les réunions et les dîners professionnels;
  • Répondre aux demandes d’ordre général au téléphone et par courriel;
  • Envoyer le courrier, les colis et les produits promotionnels par la poste ou par coursier, et récupérer tout le courrier et les colis entrants;
  • Maintenir et suivre les stocks de produits promotionnels de Garde-rivière des Outaouais;
  • Effectuer des courses pour le bureau, p. ex. fournitures de bureau, service de traiteur et opérations bancaires;
  • Ajouter de nouveaux contacts et mettre à jour les contacts existants dans la base de données de Garde-rivière des Outaouais dans Salesforce;
  • Assurer la prise de notes durant les réunions d’équipe;
  • Fournir un soutien administratif et logistique lors des événements de Garde-rivière des Outaouais;
  • Gérer les stocks de fournitures de bureau;
  • Entretenir les salles de réunion (nettoyer la salle et préparer les réunions) et les espaces communs;
  • Garder la documentation de soutien du bureau à jour;
  • Fournir de l’aide pour certains projets, initiatives et événements en collaboration avec les autres membres de l’équipe de Garde-rivière des Outaouais;
  • Contacter les fournisseurs de service externes (p. ex. services informatiques, traiteurs) et s’assurer de la qualité du service;

Gestion des finances

  • Assister la direction dans la création de budgets et de rapports financiers;
  • Gérer les comptes créditeurs et débiteurs quotidiennement;
  • Communiquer avec nos comptables et faire le suivi de leur travail;
  • Recueillir les reçus de carte de crédit et préparer les rapports de dépenses;
  • Développer des protocoles, des méthodes et des systèmes pour améliorer l’efficacité organisationnelle;
  • Accomplir d’autres tâches à la demande de la haute direction.

 

Vos qualités et compétences

  • Passion pour notre bassin versant et volonté inébranlable de le protéger!;
  • Vous êtes sociable et aimez le travail d’équipe et le contact avec le public;
  • Sens du service, flexibilité et adaptabilité;
  • Trois ans d’expérience dans un poste similaire seront considérés comme un solide atout;
  • Bilinguisme en anglais et en français (oral et écrit) est considéré comme un très solide atout;
  • Connaissance approfondie des applications de Google (p. ex. Gmail, Calendar, Team Drive et fonctions administratives);
  • Compétences intermédiaires dans certains ou l’ensemble des programmes suivants : Salesforce, Quickbooks, HRIS et outils de collaboration sont considérés comme un atout;
  • Excellent sens de l’organisation; aptitude à hiérarchiser les tâches et à travailler efficacement en fonction de diverses échéances;
  • Permis de conduire et accès à un véhicule sont considérés comme un atout.

 

Admissibilité

Poste ouvert aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et aux personnes ayant reçu le statut de réfugié au Canada. Garde-rivière des Outaouais a pris l’engagement de renforcer la diversité, l’équité et l’inclusion au sein de son personnel et de ses programmes. 

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