Job Posting 83309

Coordonnateur/trice, Bureau du directeur général - FMV
Fédération canadienne des municipalités
Work From Home - Alberta, British Columbia, Ontario, Quebec, Saskatchewan, Manitoba, New ...
À distance/hybride (au Canada)
closed 12 days ago (Mon, 16 May)
full time

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux. Depuis 1901, elle soutient l'amélioration de la qualité de vie de toutes les collectivités en favorisant des gouvernements municipaux forts, efficaces et responsables. La FCM se veut une organisation profondément respectueuse, qui favorise la collaboration, la responsabilisation et la transparence dans son travail. Nous nous engageons avec passion à renforcer le Canada en parvenant à des résultats pour nos collectivités, nos villes et notre milieu de travail, et en partageant nos connaissances et notre expérience sur la scène mondiale, afin de permettre à d’autres collectivités d’améliorer leur qualité de vie.

Le Fonds municipal vertMC (FMV), la pierre angulaire du département des Programmes de la FCM, est une dotation permanente de 1 milliard de dollars du Gouvernement du Canada. Le FMV aide les gouvernements municipaux à adopter plus rapidement les pratiques de développement durable. Notre savante combinaison d’offres de financement, de ressources et de formations donne aux municipalités les outils dont elles ont besoin pour améliorer leur résilience et créer de meilleures vies pour les Canadiens. En tant que principal catalyseur de l'innovation à l'échelle locale, le FMV offre aux gouvernements locaux et à leurs partenaires une aide financière (sous forme de prêts et de subventions) et des connaissances pour réaliser des initiatives d'infrastructures municipales durables dans le but d'aider les collectivités à améliorer la qualité de l'air, de l'eau et du sol, et à protéger le climat. Grâce au FMV, les municipalités ont mis en place de meilleurs actifs pour les transports, construit des bâtiments efficients et résilients, réacheminé des déchets des centres d'enfouissement, transformé des terrains auparavant inutilisables en les rendant aptes au développement et amélioré la qualité des sols et de l'eau.  

Objectif principal

Relevant du partenaire en gestion stratégique, le coordonnateur ou la coordonnatrice, Bureau du directeur général (BDG) fournit un soutien en matière de coordination pour le BDG et pour le directeur de la Ligue des communautés canadiennes sobre en carbone (LC3) et du Programme de gestion des actifs municipaux (PGAM). Les principales responsabilités comprennent (environ 3,5 jours/semaine ou 75 %) la coordination des réunions du BDG, la mise en œuvre de plans et d'activités visant à améliorer les communications et les opérations du Bureau du directeur général, la coordination des services à l'appui des opérations internes, ainsi qu'un soutien pour les communications, les événements et la production de matériel pour le Bureau du directeur général. Le reste de la semaine (environ 1,5 jour/semaine ou 25 %) est consacré à la prestation de services de soutien similaires pour le directeur, LC3 et PGAM et le Bureau national (BN) de la LC3.

Responsabilités clés

  • Travailler en tant que membre collaborateur du Bureau du directeur général (BDG) du FMV et du Bureau national (BN) de la LC3 et du PGAM :
    • Assurer l’efficacité des opérations au sein des équipes.
    • Agir en tant que premier point de contact pour les questions quotidiennes au sein du département, en recherchant une solution ou en faisant appel à un échelon supérieur, le cas échéant. Répondre aux demandes simples comme il convient, rediriger les demandes si nécessaire et rédiger les réponses comme il convient.
    • Assurer un système efficace pour présenter les documents et la correspondance nécessitant une réponse, les points de l'ordre du jour des réunions, ainsi que les rapports à commenter et à distribuer.
    • Si nécessaire/demandé, préparer, réviser et/ou fournir des commentaires sur la correspondance et les documents.
    • Coordonner les processus d'approvisionnement, préparer et suivre les contrats tout au long de leur exécution, en veillant à ce que les factures soient préparées et traitées en temps voulu.
    • Assurer le cheminement opportun des informations relatives aux dossiers du directeur général ; examiner les rapports et diffuser les informations aux parties prenantes et au Bureau du directeur général.
    • Coordonner et gérer des projets selon les directives du partenaire en gestion stratégique.
    • Comprendre les besoins opérationnels et stratégiques du BDG et fournir des solutions au partenaire en gestion stratégique pour répondre à ces besoins de manière efficace et efficiente.
    • Initier, adopter et faciliter l'amélioration des processus et aider à concrétiser les changements de manière proactive.
  • Distribuer, maintenir et stocker des dossiers contenant des documents sensibles et confidentiels, en veillant à l'élimination appropriée des documents conformément à la politique de conservation des documents de la FCM.
  • Compiler et analyser les données financières pour les comptes budgétaires. Traiter et surveiller les éléments financiers et veiller au respect des directives financières et des conditions contractuelles.
  • Coordonner les réunions et les événements sous la direction et avec le soutien du partenaire en gestion stratégique et du directeur, LC3 et PGAM. Cela peut comprendre la coordination des sujets à l'ordre du jour et des intervenants/présentateurs, la rédaction de procès-verbaux, le suivi des mesures à prendre, la préparation de documents, la tenue à jour d'un agenda continu, etc.
  • Coordonner toute la logistique des déplacements, des réunions et des congrès pour le personnel de la LC3. Préparer les documents pertinents et suivre les dépenses liées à la logistique des voyages et des réunions.
  • Veiller à la conformité du département avec les politiques et procédures opérationnelles de la FCM (par exemple, voyages, finances, personnel et culture) et signaler les écarts au partenaire en gestion stratégique en proposant des solutions.
  • Diriger l'équipe administrative du FMV en présidant et en coordonnant les réunions administratives du FMV. Cela comprend la coordination des commandes de fournitures de bureau, la prestation de soutien et de conseils, la coordination des formations, l'examen des politiques et des procédures administratives et la prestation de services de remplacement, au besoin.
  • Coordonner/fournir une logistique centralisée pour le département, selon les besoins (p. ex. pour la participation du personnel du FMV au Congrès annuel de la FCM).
  • Fournir un soutien d'appoint au partenaire en gestion stratégique, selon les besoins.
  • Coordonner l'installation et l'orientation (accueil) des nouveaux employés du BDG. Participer au recrutement, à la sélection et au processus d'orientation et d'intégration du personnel du FMV, le cas échéant.
  • Peut être appelé(e) à entreprendre des initiatives, des projets ou d'autres tâches administratives, selon les besoins.

Connaissances et expérience

  • Formation postsecondaire en administration des affaires, en gestion de projet ou dans une discipline connexe, ou formation et expérience professionnelle équivalentes.
  • Minimum de 5 ans d'expérience à responsabilité croissante dans le domaine des services administratifs, de la gestion de projet et/ou de la coordination d'activités au sein d'un programme.
  • Expérience des relations avec des cadres supérieurs et des parties prenantes de haut niveau.
  • Capacité à maintenir une attitude professionnelle constante avec les parties prenantes internes et externes et à toujours préserver la confidentialité.
  • Connaissance des processus et outils de soutien opérationnel ainsi que des pratiques et procédures de gestion administrative.
  • Maîtrise du système d'exploitation Windows et des logiciels de la suite MS Office; connaissance avancée de MS Excel et de Power BI considérée comme un atout important.
  • La connaissance de OneNote, Adobe PDF, Asana, SharePoint, Zoom et MS Teams est considérée comme un atout.
  • Expérience du suivi des dépenses et/ou du suivi budgétaire.
  • Excellent sens de l'organisation ainsi que la capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément et de fixer des priorités dans un environnement au rythme rapide, avec des priorités concurrentes et des délais serrés.
  • Solides compétences en communication et capacité à travailler de manière indépendante ainsi qu'à établir des relations dans l'ensemble de l'organisation.
  • Anticiper et identifier les besoins des clients internes et externes et trouver des solutions pour y répondre.
  • Travailler en collaboration avec les autres membres de l'équipe pour atteindre des objectifs communs tout en maintenant une volonté de croissance.
  • Un grand souci du détail et de la précision.
  • Capacité à travailler de manière indépendante avec une supervision et une orientation limitées.
  • Expérience en matière d'encadrement d'autres employés.

Exigences linguistiques

  • La capacité de communiquer et de travailler dans les deux langues officielles (maîtrise de l'anglais et du français à l'oral et à l'écrit) est un atout. Des compétences rédactionnelles exceptionnelles en anglais sont considérées comme un atout important.

Faire partie de l'équipe de la FCM comporte une multitude d'avantages, dont la possibilité de bénéficier d'un horaire d'été (congé les vendredis du 1er juillet jusqu'à la Fête du Travail) et de travailler dans des bureaux situés sur la place du marché By. La FCM s’engage à favoriser le perfectionnement de ses employés et leur offre une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services. La FCM propose également un régime de travail souple qui favorise le bien-être et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

La FCM s'engage à favoriser une culture organisationnelle axée sur l'équité, la diversité, l'inclusion et l'appartenance, où des personnes de diverses identités raciales et ethniques, âges, nationalités, statuts socio-économiques, orientations sexuelles, identités et expressions de genre, et capacités physiques et mentales peuvent s’épanouir et s’engager dans leur pleine mesure.

La FCM accueille et encourage les candidatures de personnes handicapées. Des accommodements sont offerts sur demande à chaque étape du processus de recrutement et d’embauche.

L'avenir du travail à la FCM comprend un modèle de travail hybride. Par conséquent, ce rôle sera une combinaison de travail en mode virtuel ainsi qu’à partir des bureaux de la FCM situés à Ottawa. Le/La candidat(e) retenu(e) doit vivre au Canada et être autorisé(e) à y travailler. Le/La candidat(e) doit également être en mesure de travailler à distance à partir du domicile, situé au Canada. Tout travail sur place et réunions en personne qui ont lieu aux bureaux ou à l'extérieur des bureaux seront assujettis à la Politique de vaccination en milieu de travail sécuritaire de la FCM, ainsi qu'à ses procédures de santé et de sécurité.

Pour être embauché(e) par la FCM, le/la candidat(e) retenu(e) doit obligatoirement être entièrement vacciné(e) contre la COVID-19 au moyen de vaccins approuvés par le gouvernement du Canada. Le/la candidat(e) retenu(e) devra être entièrement vacciné(e) au moins 14 jours avant son entrée en fonction et en fournir la preuve. Si vous souhaitez que des mesures d'adaptation soient prises en ce qui concerne cette condition d'emploi en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario, pour quelque raison que ce soit, veuillez communiquer avec nous à l’adresse suivante : .

Pour plus d'information au sujet de cette offre ou de la FCM en général, veuillez consulter notre site Web à www.fcm.ca.  Pour postuler, veuillez-vous rendre à la section carrières de notre site web.  La date limite de soumission des candidatures est le 16 mai, 2022.

Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates pour leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec ceux et celles qui auront été retenu(e)s pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées pour une période de six mois après la fin du processus d'embauche. 

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