Information sur le poste

Département : Association

Statut du poste : Temporaire, contrat de 4 mois (mi-février à mi-juin)

Taux d'activité : 100 %, 37,5 heures par semaine

Niveau de salaire : 15,50 $ l'heure

Statut : Il faut être légalement autorisé/e à travailler au Canada

Avantages sociaux : des heures de travail flexibles, le Programme d'aide aux employés (PAE), des jours de vacances, des jours de maladie, des congés flottants, ainsi qu'une culture organisationnelle positive et novatrice fondée sur nos valeurs fondamentales d'humanité, d'intégrité et de résultats.

Contexte

L'équipe de l'Association assure la liaison entre les membres de l'Association et ses représentants élus, le conseil d'administration, ainsi qu'avec le personnel de MSF Canada, les bénévoles qui soutiennent les activités associatives de MSF Canada et les associations des autres sections MSF. Son rôle est de cultiver une adhésion forte et dynamique, et de tenir les membres bien informés et prêts à assumer leurs responsabilités, notamment élire le Conseil d'administration et participer de manière significative à l'Assemblée générale annuelle (AGA) et aux débats clés entourant les activités humanitaires de MSF, le tout dans le but de fournir une orientation continue à MSF Canada et au mouvement. Le travail de l'équipe vise à encourager, soutenir et organiser l'Association pour qu'elle endosse deux rôles essentiels : la gouvernance de l'organisation et le maintien de la vie associative au Canada.

Impact du poste

Le ou la stagiaire de soutien à l'AGA aidera avec les aspects logistiques et administratifs de l'organisation de l'AGA de MSF Canada et des événements associés, qui se tiendront à Toronto du 2 au 4 juin 2023. 

Principales responsabilités

Globalement : Fournir un soutien administratif et logistique pour l'organisation de l'AGA et des événements associés

Inscription

• Soutenir la préparation du dossier d'inscription (horaire, instructions d'inscription, etc.)
• Préparer des instructions relatives au transport, ainsi que des cartes et des itinéraires pour se rendre aux différents sites, au bureau de MSF, aux résidences et aux hôtels
• Créer et maintenir des listes de participants et inscrire tous les participants à leur arrivée à l'événement (quorum)
• Enregistrer et suivre le paiement des frais d'inscription par les participants
• Répondre aux questions des participants et des conférenciers (en anglais et en français)

Activités sociales

• Faire des recherches pour identifier des lieux où tenir les événements sociaux tels que le souper de groupe, y compris les options de menus
• Soutenir la recherche pour trouver un·e DJ, l'équipement nécessaire et autre
• Communiquer avec le restaurant choisi au sujet des réservations et des autres détails concernant les soupers

Service de traiteur

• Rechercher des options et demander des devis pour le service de traiteur conformément aux politiques vertes de MSF Canada et aux exigences potentielles des lieux choisis pour la tenue des divers événements
• Préparer et suivre les commandes auprès du traiteur sur la base des inscriptions, en tenant compte des restrictions et besoins alimentaires des participants
• Recevoir la livraison du traiteur et aider à la mise en place/au maintien de la propreté dans les zones réservées à l'alimentation

Soutien avant et pendant les événements

• Fournir un soutien administratif pour les webinaires préalables à l'AGA et les réunions du comité organisateur
• Apporter son soutien à l'organisation de séances pédagogiques
• Préparer et/ou organiser le matériel de réunion, y compris, mais sans s'y limiter, les scripts de discussion, les scénarios, la documentation contextuelle, les biographies des conférenciers, les affiches des candidats au Conseil, les instructions de vote, les insignes d'identité, les documents à distribuer et la papeterie.
• Trouver et préparer des cadeaux, au besoin
• Superviser les bénévoles et participer à la séance d'information leur étant destinée
• Aider à la préparation des principales salles de conférence

Soutien après les événements

• S'assurer que toutes les factures impayées sont soumises au département des finances
• Organiser, stocker et archiver les documents et les versions finales de la documentation pertinente
• Compiler les résultats du sondage sur l'AGA et les données aux fins de rapports (c.-à-d., le nombre de participants, les résultats de vote, etc.)
• Contribuer à la rédaction du document de passation et d'évaluation

Effectuer d'autres tâches en fonction des besoins et des qualifications.

Compétences spécifiques à l'emploi

• Sens du service et excellentes compétences en relations interpersonnelles et en communication écrite
• Solides compétences avec Excel et capacité à manipuler de volumineuses feuilles de données

Compétences principales

• Adhésion aux principes MSF (niveau de compétence 1) : Respecte les choix faits par l'organisation, possède une connaissance de base de la mission et des activités principales de MSF, respecte et accepte l'éthique médicale et les principes de MSF
• Sensibilisation interculturelle (niveau de compétence 2) : Réfléchit avant d'agir, fait preuve de curiosité et de sensibilité, écoute et observe sans juger, pose des questions et cherche des informations sur le contexte
• Planification et organisation (niveau de compétence 2) : Planifie et organise de manière proactive sa sphère de travail en anticipant les incidents et les écarts potentiels; garde le cap sur les priorités identifiées et apporte des ajustements en fonction de l'urgence et/ou des besoins.
• Initiative et innovation (niveau de compétence 1) : Répond aux problèmes et aux opportunités selon les politiques et procédures sans avoir besoin de supervision, réagit aux problèmes et cherche la meilleure solution à chaque situation plutôt que de s'en tenir à ce qui a toujours été fait
• Précision et souci du détail (niveau de compétence 2) : Comprend la nécessité et la valeur de l'exactitude et du souci du détail; traite les informations avec un degré élevé de précision, utilise des approches et des outils spécifiques pour vérifier et recouper les résultats, élabore et utilise des listes de contrôle pour veiller à ce que les informations soient diffusées sans erreur.

Connaissances et expériences

• Expérience en planification d'événements, en service à la clientèle ou dans des rôles administratifs
• Expérience de travail avec les applications MS Office, internet et les programmes de messagerie électronique
• Capacité à faire preuve d'initiative et à travailler de manière autonome
• Connaissance, intérêt et engagement envers l'humanitarisme
• Expérience de travail avec des bénévoles, ou de gestion de bénévoles, un atout

Éducation, certifications et langues

• Diplôme de baccalauréat ou de maîtrise récemment obtenu ou activement en voie d'obtention dans un domaine en lien avec le poste, c.-à-d. planification de projets, organisation d'événements, affaires publiques/internationales, sciences politiques, ou une combinaison d'éducation et d'expérience pertinente
• Parfaite maîtrise de la communication écrite en anglais et connaissance pratique du français écrit et parlé démontrée dans le cadre de fonctions précédentes nécessitant de communiquer avec divers intervenants.

Conditions de travail

• Les horaires de travail sont généralement du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, mais il pourrait être nécessaire de travailler les soirs et les week-ends à l'occasion.
• Des heures de travail flexibles et des options de travail à distance sont disponibles, sur approbation de la direction
• Bureau dans un espace ouvert, partagé avec d’autres collègues
• Le poste de travail comprend un bureau assis/debout, un tapis anti-fatigue, une chaise pivotante, un ordinateur portable avec une station d'accueil et un deuxième écran, une lampe de travail et un téléphone
• Fonctions exigeant de passer de longues heures devant un écran d'ordinateur de bureau ou portable.
• Pendant les restrictions liées à la COVID-19, les employés doivent utiliser de leur propre espace de travail, accès à internet et téléphone

INFORMATION ET CANDIDATURES 

Les candidats et candidates intéressé(e)s sont invité(e)s à postuler en fournissant leur CV, et, à la place de fournir une lettre de motivation, à répondre aux questions ci-dessous. Nous acceptons les candidatures jusqu'à ce que le poste soit pourvu. Seules les candidatures électroniques seront acceptées.

Pour toute question concernant les accommodements potentiels et l’accessibilité, contactez .