Job Posting 91100

Adjoint(e) exécutif (ve) et responsable des opérations
Adjoint(e) exécutif (ve) et responsable des opérations
Work From Home - Ottawa area
Hybride (Ottawa)/À distance
closed 10 days ago (Fri, 27 Jan)
full time  •  63 650$ – 80 150$

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des collectivités auprès du gouvernement fédéral.

 

Avec plus de 2 100 membres, dont les plus grandes villes du Canada, des petites collectivités urbaines et rurales ainsi que 20 associations provinciales et territoriales de municipalités, la FCM représente plus de 90 % de la population du Canada. En tant que porte-parole national des municipalités canadiennes, la FCM est une organisation qui s'efforce de rendre les collectivités plus prospères, durables et équitables pour tous les Canadiens qui y vivent.

À la FCM, nous sommes profondément respectueux, collaboratifs, autonomes et transparents dans notre travail. Nous sommes déterminés et passionnés par le désir de renforcer le Canada en obtenant des résultats pour nos collectivités, nos villes et notre milieu de travail.

Objectif principal

En appui à la cheffe de la direction et sous la responsabilité de la cheffe de cabinet, l'adjoint(e) exécutif(ve) et responsable des opérations fournit un soutien administratif et opérationnel de haut niveau à la cheffe de la direction (CDD) et joue un rôle d'appui central au Bureau de la cheffe de la direction. Le ou la titulaire du poste jouera un rôle clé dans la coordination des activités du Bureau de la cheffe de la direction et assurera l'alignement sur les objectifs stratégiques de la cheffe de la direction en effectuant des tâches administratives de haut niveau, élargissant ainsi la portée et la capacité d'exécution de la cheffe de la direction et de la cheffe de cabinet.

L'avenir du travail à la FCM comprend un engagement à être une organisation plus inclusive et antiraciste avec une approche centrée sur la personne. Le ou la titulaire incarne l'engagement de la FCM à être une organisation saine, diversifiée, inclusive et antiraciste. L'adjoint(e) exécutif(ve) et responsable des opérations devra maintenir une grande confidentialité, faire preuve de professionnalisme et de discernement, gérer sa charge de travail de manière proactive et établir la priorité des tâches dans un environnement d'entreprise au rythme rapide.   

Responsabilités clés

  • Fournir de manière proactive un soutien administratif de haut niveau à la CDD et, à l'occasion, à d'autres membres de l'équipe du Bureau de la CDD, y compris l'organisation du calendrier, la planification et la préparation des réunions, la consolidation des ordres du jour des réunions, la rédaction des procès-verbaux, le suivi des documents et des échéances, et le suivi auprès des participants.
  • Organiser les modalités de voyage et d'hébergement de l'équipe du Bureau de la CDD.
  • Contrôler, suivre et traiter les demandes de remboursement de frais, effectuer le rapprochement des cartes de crédit, concilier et soumettre les factures en veillant à ce qu'elles soient payées en temps voulu.
  • Maintenir une banque d'informations complète en s'assurant que tous les documents et informations relatifs aux réunions sont facilement accessibles.
  • Préparer et corriger une variété de documents, y compris de la correspondance, des présentations, des tableaux et des plans de projet.
  • S'assurer que les documents sont tenus à jour et répondre aux demandes de documents.
  • Coordonner le calendrier actif de la CDD et veiller à ce qu'il soit tenu à jour.
  • Travailler en étroite collaboration avec la CDD et la cheffe de cabinet pour les tenir informés des engagements et des responsabilités à venir, et veiller à ce que les mesures de suivi appropriées soient prises.
  • Coordonner et coprésider des réunions, le cas échéant, pour le Bureau de la CDD et fournir un soutien logistique, notamment en assurant le suivi des points d'action, en veillant à la reddition de comptes, en réservant des salles, en organisant des séances d'information, en rassemblant et en préparant des documents, en prévoyant des rafraîchissements et en envoyant les convocations.
  • Superviser le suivi et la gestion de la correspondance entrante (courrier et courriel) destinée au Bureau de la CDD, ce qui comprend le suivi des priorités urgentes, la réponse aux demandes simples, le cas échéant, la redirection des demandes vers le département approprié, si nécessaire, et la rédaction des réponses pour la CDD.
  • Agir en tant que principal(e) agent(e) de liaison et coordinateur(trice) pour les initiatives départementales.
  • Interagir avec les principaux intervenants, les membres du conseil d'administration, les députés et les autres représentants élus et entretenir des relations d'affaires externes clés avec eux.
  • Optimiser les procédures organisationnelles pour accroître l'efficacité et la productivité.
  • Guider les projets et les processus de travail du début à la fin, tel que demandé.
  • Contribuer à l'instauration d'une culture hautement inclusive.
  • Accomplir d'autres tâches et des affectations à des projets spéciaux, selon les besoins du Bureau de la CDD.

Connaissances, habiletés et expérience

  • Études postsecondaires dans le domaine de l'administration, du soutien de bureau ou dans un domaine connexe.
  • Au moins cinq (5) ans d'expérience progressive en tant qu'adjoint(e) de direction, dont au moins deux ans d'expérience de soutien administratif à un cadre supérieur.
  • Compétences démontrées en matière d'organisation et de résolution de problèmes, avec la capacité de prioriser la charge de travail et de répondre à des priorités changeantes dans un environnement en évolution rapide, tout en respectant les délais.
  • Excellentes compétences en matière de présentation et de négociation.
  • Attitude axée sur le client, un véritable style collaboratif et professionnel, combiné à un sens inégalé de l'organisation et à des compétences interpersonnelles très efficaces.
  • Connaissance des processus et outils de soutien organisationnel et des pratiques et procédures de gestion administrative.
  • Capacité à collaborer efficacement avec des personnes d'origines culturelles/diverses et engagement manifeste en faveur de l'antiracisme, de l'équité et de l'inclusion.
  • Attention particulière aux détails et à la précision dans tous les aspects du travail.
  • Posséder un haut degré de professionnalisme, d'intégrité et de discrétion.
  • Personne débrouillarde avec un esprit d'équipe, capable de travailler de manière indépendante et avec une supervision et des conseils limités.
  • Capable de maintenir la confidentialité et le tact dans le traitement de questions et de renseignements délicats.

Exigences linguistiques

  • Excellentes compétences en communication écrite et orale.
  • La maîtrise de l'anglais et du français est requise.

Exigences de déplacement

  • Des voyages pourraient être requis.

Faire partie de l'équipe de la FCM comporte une multitude d'avantages, dont la possibilité de bénéficier d'un horaire d'été (congé les vendredis du 1er juillet jusqu'à la Fête du Travail) et de travailler dans des bureaux situés sur la place du marché By. La FCM s’engage à favoriser le perfectionnement de ses employés et leur offre une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services. La FCM propose également un régime de travail souple qui favorise le bien-être et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

La FCM s'engage à favoriser une culture organisationnelle axée sur l'équité, la diversité, l'inclusion et l'appartenance, où des personnes de diverses identités raciales et ethniques, âges, nationalités, statuts socio-économiques, orientations sexuelles, identités et expressions de genre, et capacités physiques et mentales peuvent s’épanouir et s’engager dans leur pleine mesure.

La FCM accueille et encourage les candidatures de personnes handicapées. Des accommodements sont offerts sur demande à chaque étape du processus de recrutement et d’embauche.

 

L'avenir du travail à la FCM comprend un modèle de travail hybride. Par conséquent, ce rôle sera une combinaison de travail en mode virtuel ainsi qu’à partir des bureaux de la FCM situés à Ottawa. Le/La candidat(e) retenu(e) doit vivre au Canada et être autorisé(e) à y travailler. Le/La candidat(e) doit également être en mesure de travailler à distance à partir du domicile, situé au Canada. Tout travail sur place et réunions en personne qui ont lieu aux bureaux ou à l'extérieur des bureaux seront assujettis à la Politique de vaccination en milieu de travail sécuritaire de la FCM, ainsi qu'à ses procédures de santé et de sécurité.

 

Pour être embauché(e) par la FCM, le/la candidat(e) retenu(e) doit obligatoirement être entièrement vacciné(e) contre la COVID-19 au moyen de vaccins approuvés par le gouvernement du Canada. Le/la candidat(e) retenu(e) devra être entièrement vacciné(e) au moins 14 jours avant son entrée en fonction et en fournir la preuve. Si vous souhaitez que des mesures d'adaptation soient prises en ce qui concerne cette condition d'emploi en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario, pour quelque raison que ce soit, veuillez communiquer avec nous à l’adresse suivante : .

 

Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates pour leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec ceux et celles qui auront été retenu(e)s pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées pour une période de six mois après la fin du processus d'embauche.

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