Job Posting 91375

Adjoint-e de direction
L'institut Climatique du Canada
Work From Home - From Anywhere
closes in 21 days (Mon, 27 Feb)
full time  •  50 000 $ à 60 000 $ par année

Le poste

L’adjointe ou l’adjoint de direction fournira des services administratifs et assurera un soutien organisationnel de haut niveau à l’équipe de direction. Elle ou il travaillera en autonomie en se fondant sur ses connaissances opérationnelles, son expérience et ses compétences en administration pour soutenir et enrichir les contributions de la direction. Comme elle ou il sera au courant des affaires, des communications, de la correspondance, des documents et des décisions de la haute direction, il lui faudra en assurer la confidentialité absolue et faire preuve de discrétion, de tact et de jugement.

 

Principales responsabilités

  • Tenir à jour le calendrier des rencontres de l’équipe de direction, c’est-à-dire planifier les réunions et les conférences téléphoniques en fonction des multiples fuseaux horaires.
  • Examiner et traiter les demandes de remboursement, comptes de frais et autres réclamations.
  • Planifier les réunions, notamment celles du conseil d’administration et des comités.
  • Coordonner les aspects administratifs et logistiques des déplacements du personnel et des administrateurs.
  • Organiser les réunions et les retraites (en collaboration avec d’autres services au besoin), notamment en fixant les dates, en trouvant et en réservant les locaux et les équipements audiovisuels, en comparant les services de traiteur dans un souci d’économie et de durabilité, et en participant à l’organisation des déplacements.
  • Organiser l’information à communiquer à l’interne (notes de service, courriels, ordres du jour, etc.).
  • Contribuer au caractère positif, productif et respectueux de la culture de travail.
  • En tant que partenaire, faire évoluer la fonction de soutien en préconisant l’efficience opérationnelle et le changement.
  • Collaborer avec ses collègues des opérations et les membres des équipes de mobilisation, de communication et de recherche pour contribuer au succès de l’Institut.

Compétences et expérience requises

  • Grande débrouillardise, esprit d’équipe et d’initiative et efficacité remarquable à travailler de façon autonome.
  • Capacité éprouvée à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion.
  • Souci du détail et détermination manifeste à produire un travail impeccable.
  • Solides compétences en informatique, capacité d’utiliser GSuite, Zoom et Slack ou d’adopter rapidement de nouveaux outils.
  • Au moins trois ans d’expérience en soutien à la direction, de préférence à distance. 
  • Expérience de l’organisation de réunions et de la gestion de conflits d’échéances et d’horaire.
  • Familiarité avec la facturation et la gestion des dépenses, un atout.
  • Maîtrise du français et de l’anglais, un grand atout.
  • Intérêt pour les politiques climatiques canadiennes, un atout.

Renseignements supplémentaires

  • Ce poste est admissible à quatre semaines de vacances payées et à un régime d’assurance maladie.
  • Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires ou racisées de diverses origines ethniques et culturelles, orientations sexuelles et identités et expressions de genre.
  • Il s’agit d’un poste en télétravail où il faut collaborer avec des collègues de l’Institut situés partout au Canada. La personne choisie travaillera de la maison; elle doit être établie au Canada et avoir le droit d’y travailler.

L’Institut climatique

Principal organisme de recherche sur les politiques climatiques au pays, l’Institut climatique du Canada produit des études rigoureuses et formule des recommandations fondées sur des données probantes pour faire avancer la question de la résilience climatique, montrer la voie vers la carboneutralité et favoriser la prospérité à long terme. Informez-vous sur institutclimatique.ca.

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