En mai 2022, le département fédéral de l'Environnement et du Changement climatique du gouvernement du Canada (ECCC) a mandaté NovaSphere pour mettre en œuvre un programme intitulé « Soutien bilatéral à la mise en œuvre et à la réalisation des contributions déterminées au niveau national (CDN) en Afrique de l'Ouest ». Travaillant en étroite collaboration avec divers intervenants en Afrique de l'Ouest (Togo, Ghana, Gambie et Libéria), NovaSphere est chargée de soutenir la définition des priorités régionales et nationales pour aborder les émissions de gaz à effet de serre et de polluants climatiques à vie courte (SLCP) et de poursuivre des opportunités pour harmoniser les systèmes de mesure, de notification et de vérification (MNV). Les objectifs du programme sont de renforcer et de consolider la gouvernance climatique nationale en établissant des systèmes de mesure, de notification et de vérification du climat plus efficaces et plus efficients qui renforcent la capacité nationale à planifier, à développer et à accélérer la mise en œuvre des actions prioritaires en matière de climat établies par chaque pays, et à surmonter les obstacles à la mise en œuvre des contributions déterminées au niveau national (CDN).

Spécialiste, comptes payables

NovaSphere est à la recherche d'un Spécialiste, comptes payables motivé(e) et expérimenté(e) dont les principales responsabilités seront de soutenir le processus financier et d'assurer la conformité aux politiques organisationnelles.

Sous la supervision du directeur principal des opérations, et en collaboration avec le PDG, œuvrant dans un environnement dynamique, le spécialiste des comptes payables est responsable de tous les aspects relatifs à la paie, aux comptes payables, aux comptes recevables, en plus d'être un point de contact pour vendeurs et fournisseurs. Le rôle a pour objectif d'assurer à tout moment le respect des politiques de l'entreprise et des directives nationales dans les transactions quotidiennes, et également d'assurer des paiements précis et en temps opportun dans un environnement international complexe.

Responsabilités:

• Paie et avantages sociaux : 

• Traiter la paie bihebdomadaire (QBO) et gérer les mises à jour de la paie (calculs d'augmentation, calculs d'indemnités de vacances, etc.);
• Soutenir les calculs des heures supplémentaires et assurer la saisie des heures payées ;
• Traiter et superviser les charges sociales (mensuelles);
• Traiter et maintenir toutes les franchises liées à la paie en temps opportun ;
• Maintenir et mettre à jour au besoin les plateformes d'assurances (Sunlife, et MyHsa);
• Gérer la paie et les avantages sociaux pour l'intégration et le départ des employés ;
• Concilier la paie et effectuer divers rapports de paie pour les assurances, les avantages sociaux, etc. ;
• Vérifiez et émettez le Relevé d’emploi selon les besoins.

Comptes payables

• Coordination des comptes payables

• Intégrer les nouveaux fournisseurs, être un point de contact pour toutes les demandes liées au paiement ; 
• Traiter les comptes payables en temps opportun ;
• Réconcilier les déclarations des fournisseurs et résoudre les écarts ;
• Participer aux activités de clôture de fin de mois ;
• Assurer que tous les paiements sont appuyés par les justificatifs appropriés. Organiser, classer et archiver toutes les pièces justificatives conformément aux pratiques organisationnelles. Assurer la liaison avec les fournisseurs pour la soumission des documents appropriés (y compris les frais de carte de crédit)
• Tenir des registres des factures, des paiements et des transactions ;
• Veiller à ce que toutes les entrées et paiements soient effectués conformément à la politique financière et aux directives nationales.
• Collaborer avec les équipes de projet et examiner les soumissions pour garantir un codage précis des dépenses ;
• Signalez toute divergence et soulevez les problèmes dès qu’ils surviennent. Collaborer avec l'équipe de projet pour résoudre les problèmes.
• Surveiller le calendrier de paiement, assurer la liaison avec le fournisseur et l'équipe de projet pour garantir la soumission en temps opportun des factures (et des paiements).
• Assurer une communication efficace dans l’interaction avec les fournisseurs et les parties prenantes internes ; Soutenir au besoin la résolution des litiges avec les fournisseurs lorsqu'ils surviennent ;
• Soutenir les calculs relatifs aux avances émises et aux ajustements requis : vérifier par rapport à l'avance précédente, assurer le remboursement/déduction approprié et résoudre les problèmes au besoin.
• Traiter toutes les demandes de remboursement du personnel et des fournisseurs. Veiller à ce qu'ils soient cohérents avec les directives du CNM et la politique organisationnelle.
• En collaboration avec le coordinateur de projet, assurez-vous que tous les fichiers des fournisseurs sont à jour.

• Paiement et gestion de la plateforme bancaire

• Traiter les paiements sur la plateforme bancaire et rechercher les approbations de paiement appropriées ;
• Traiter les transferts de fonds interbancaires (y compris vers les comptes de carte de crédit) ;
• Être un point de contact pour les coordinations des paiements bancaires et par carte de crédit, et résoudre les problèmes au besoin ;
• Signalez tout problème ;
• Soyez dépositaire des cartes de crédit d’entreprise.

• Plateforme de paiement et bancaire

• Traiter les paiements sur la plateforme bancaire et rechercher les approbations de paiement appropriées ;
• Traiter les transferts de fonds interbancaires (y compris vers les comptes de carte de crédit) ;
• Être un point de contact pour les coordinations des paiements bancaires et par carte de crédit, et résoudre les problèmes au besoin ;
• Signalez tout problème ;
• Soyez dépositaire des cartes de crédit d’entreprise.

• Gestion de la plateforme Quickbooks Online (QBO)

• Gérer toutes les entrées QBO, et assurer l'exactitude des informations ;
• Coordonner les processus de paiement multidevises, effectuer les calculs de devises selon les besoins (plus spécifiquement assurer le remboursement précis des gains et pertes de change sur les paiements étrangers)
• Effectuer des rapports mensuels des paiements en souffrance, des factures et résoudre les problèmes au nécessaire ;
• Préparer la conciliation des comptes bancaires (incluant celui des cartes de crédit);
• Soutenir les audits financiers indépendants annuels, assurer la liaison avec les comptables et les auditeurs ;
• Identifier et collaborer à l'amélioration des processus en place ;

• Comptes débiteurs
• Émettre les factures au besoin ;
• Veiller les fonds entrants, faire les entrées et codification de manière appropriée ;

Compétences

• Souci du détail et sens de l'organisation ;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
• Bilingue Anglais / Français 
• Solide compréhension des principes commerciaux et comptables
• 2-3 expériences professionnelles pertinentes et/ou formation/certification équivalente ; 
• Baccalauréat en comptabilité, un atout
• Maîtrise avancée d'Excel et de G Sheets ;
• Maîtrise avancée du travail sur une plateforme partagée (Gdrive)
• Expérience démontrée de l'utilisation de QBO ;
• Une expérience dans une ONG est un atout.
• Familiarité avec une plateforme de gestion en ressource humaine un atout (BambooHR) un atout

Package de travail et avantages

• $34-$37 CAD / Heure - 20 Heures par semaine
• 100% à distance, mais basé dans les grandes régions d'Ottawa, de Montréal ou de Toronto.
• Fermeture des bureaux de 2 semaines pendant la période des fêtes
• Salaire et avantages sociaux attractifs
• Heure supplémentaire

Veuillez soumettre une lettre de motivation et un CV via BambooHR : https://novasphere.bamboohr.com/careers/24?source=aWQ9MTg%3D

Seules les candidatures via BambooHR seront prises en compte.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, mais seuls les candidats présélectionnés seront contactés. 

NovaSphere est un employeur garantissant l'égalité des chances. Tous les candidats seront pris en considération pour un emploi sans tenir compte de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'origine nationale, du statut d'ancien combattant ou de handicap. Tout emploi est décidé sur la base des qualifications, du mérite et des besoins de l'entreprise.