L’Association du Centre Juno Beach (ACJB) recherche un/une coordinateur/trice administratif(ve) et financier(ère) bilingue (anglais/français) pour apporter un soutien administratif professionnel à ses activités au Canada. Le candidat idéal doit posséder au moins trois ans d’expérience dans des fonctions de secrétariat, d’administration ou de comptabilité, et posséder de solides compétences en communication orale et écrite, tant en anglais qu’en français.

• Salaire : entre 55 000$ et 65 000$ par an, en fonction de l’expérience et des qualifications
• Lieu de travail principal : Ottawa / Télétravail   
• Date limite de candidature : 15 juillet 2026
• Début du contrat : 4 août 2026 ou dès que possible (période d’essai de trois mois)

L’ORGANISATION

L’Association du Centre Juno Beach est l’organisme caritatif enregistré propriétaire du Centre Juno Beach (CJB), le seul musée et centre éducatif privé du Canada consacré à la Seconde Guerre mondiale. Le Centre Juno Beach est situé sur les plages du débarquement en Normandie, en France, là où les forces alliées ont entamé la libération de l’Europe du joug nazi le 6 juin 1944. 

Notre mission : faire rayonner l’héritage de la Seconde Guerre mondiale au Canada par le souvenir, l’éducation et un engagement mondial en faveur de la paix et de la démocratie.

Notre vision : un Canada où l’héritage de la Seconde Guerre mondiale inspire une citoyenneté éclairée, une résilience démocratique et une mémoire nationale à travers les générations. 

Nos valeurs : responsabilité, collaboration, diversité et inclusion, conduite éthique, innovation, intégrité, transparence, respect.

POURQUOI NOUS AVONS BESOIN DE VOUS 

L’ACJB s’est lancée dans une ambitieuse campagne de collecte de fonds de 12,5 millions de dollars, destinée en partie à étendre son rayonnement et ses capacités de programmation au Canada. Nous avons besoin d’une personne pour nous aider à gérer cette croissance, notamment en renforçant les capacités financières et administratives de l’organisation. La ACJB a récemment adopté un mode de travail à distance, et nous recherchons une personne capable de jouer le rôle de pivot organisationnel essentiel, en garantissant l’efficacité des flux de travail, la remise des rapports dans les délais et un soutien administratif professionnel à l’ensemble de l’association.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Une opportunité unique de façonner l’avenir d’une institution culturelle emblématique;
• La possibilité d’évoluer aux côtés de l’organisation alors que nous visons à développer notre programmation nationale et notre impact;
• Un environnement collaboratif, innovant et axé sur la mission;
• Une rémunération compétitive, un régime d’avantages sociaux (santé et retraite) et des opportunités de développement professionnel.

LE POSTE

Rattaché(e) au directeur général, le/la coordinateur/trice administratif(ve) et financier(ère) constitue le pilier opérationnel du bureau canadien de l’ACJB. Ce poste combine des tâches d’administration financière, de gestion administrative, de gestion des dossiers et de soutien organisationnel afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de l’association. En étroite collaboration avec le directeur général, le trésorier, le comptable, le contrôleur de gestion et le responsable du développement communautaire et des fonds, le/la coordinateur/trice administratif(ve) et financier(ère) veille à une bonne gestion financière, à l’administration des donateurs et à une coordination organisationnelle efficace. En tant que principal coordinateur/trice administratif(ve) et financier(ère)  de l’organisation, ce poste est essentiel au maintien de l’intégrité financière et de l’efficacité opérationnelle de l’ACJB. 

Le titulaire de ce poste se verra confier des informations confidentielles relatives aux finances, aux donateurs et aux employés, et devra faire preuve d’un haut degré de professionnalisme, de discrétion et d’intégrité.

RESPONSABILITÉS 

GESTION FINANCIÈRE

• Gérer les comptes clients en encaissant les chèques dans les délais et en produisant les factures
• Rapprocher les dons reçus via diverses plateformes de dons en ligne, les plateformes de collecte de fonds liées à des événements et les prestataires de paiement avec les enregistrements du CRM et les rapports financiers
• Gérer les comptes fournisseurs en transmettant les factures et les notes de frais à notre prestataire de services de gestion des comptes fournisseurs (Enkel) une fois que ces factures et ces dépenses ont été vérifiées et correctement imputées au budget
• Collaborer avec le directeur général afin de fournir en temps opportun au comptable tous les rapports sur les recettes, les dépenses et les transactions bancaires/par carte de crédit, afin de faciliter la production des états financiers mensuels
• Collaborer avec le directeur général pour fournir en temps opportun les informations relatives à toute transaction inconnue identifiée par notre comptable (Enkel), afin de faciliter l’établissement des états financiers mensuels
• Vérifier ou rapprocher chaque mois les transactions bancaires et les dépenses effectuées avec la carte de crédit de l’organisation
• Aider à la préparation des documents nécessaires à l’audit annuel et tenir à jour les registres financiers tout au long de l’année
• Aider le directeur général à créer les états financiers mensuels destinés au conseil d’administration de l’association, ainsi que d’autres rapports selon les besoins
• Travailler en étroite collaboration avec le directeur général, le trésorier, le contrôleur de gestion et le comptable afin de garantir l’exactitude et la mise à jour de l’ensemble des registres financiers
• Gérer la paie via notre prestataire de services de paie (Enkel) et tenir à jour les registres de paie selon les besoins
• Gérer la petite caisse
• Participer à la préparation, au suivi et à la présentation du budget de fonctionnement annuel

GESTION DES DOSSIERS ET CORRESPONDANCE

• Traiter et distribuer tout le courrier entrant 
• Tenir à jour des dossiers précis sur les donateurs, les donateurs potentiels et toute partie prenante dans le CRM, notamment le traitement des dons, la gestion des promesses de dons, la délivrance des reçus fiscaux, la mise à jour des dossiers, l’intégrité des données, la génération de rapports et la maintenance continue de la base de données
• Gérer l’inventaire des immobilisations de l’association et des autres actifs entreposés
• Procéder chaque année à la destruction des dossiers comptables suite à la période de sept ans de conservation
• Gérer la correspondance destinée au directeur général et au président de l’association

RELATIONS AVEC LA CLIENTÈLE

• Répondre aux appels entrants sur le numéro de téléphone du bureau, les trier et les transférer selon les besoins
• Assurer la communication avec les donateurs et les parties prenantes
• Contribuer à la gestion des relations avec les donateurs en préparant les lettres de remerciement, les reçus fiscaux, les rappels de promesses de dons et toute autre correspondance destinée aux donateurs.
• Participer à la recherche de donateurs, au suivi des donateurs potentiels et à la préparation des rapports de collecte de fonds, des listes de donateurs et des résumés de campagne.
• Veiller à la confidentialité et à l’exactitude des dossiers des donateurs, conformément aux exigences de l’ARC et en matière de protection de la vie privée
• Participer aux campagnes de collecte de fonds, aux événements, à la gestion des parrainages et à la communication avec les donateurs, selon les besoins
• Répondre aux demandes de renseignements généraux concernant le Centre Juno Beach et l’ACJB
• Représenter l’association de manière professionnelle lors de réunions, d’événements et d’activités d’ordre public, selon les besoins

RESSOURCES HUMAINES

• Gérer les avantages sociaux des employés via Manulife et Common Wealth
• Apporter son soutien à l’intégration des nouveaux employés, à la gestion de la paie et à d’autres processus RH, selon les besoins

AUTRES

• Identifier les possibilités d’amélioration des systèmes administratifs, des flux de travail, de la documentation et des processus internes afin de soutenir la croissance continue de l’association
• Traduire ou relire les traductions de documents (principalement de l’anglais vers le français)
• Être disposé à travailler selon des horaires flexibles, incluant certains soirs et week-ends
• Apporter un soutien administratif au conseil d’administration et à ses comités, notamment en matière de logistique des réunions, de préparation des documents et de diffusion des comptes rendus, selon les besoins
• Assumer toute tâche et responsabilité secondaire jugée nécessaire au bon fonctionnement de l’association et de ses programmes et services

RÉUSSITE DANS CE POSTE

Au cours de votre première année, vous aurez assuré : 

• un traitement précis et dans les délais des comptes fournisseurs, des comptes clients, de la paie et des rapprochements mensuels
• Des rapports financiers fiables permettant au directeur général, au trésorier et au conseil d’administration de prendre des décisions éclairées
• Des registres financiers, administratifs et relatifs aux donateurs bien tenus, conformes aux exigences d’audit et réglementaires
• Un soutien réactif et professionnel au personnel, aux donateurs, aux bénévoles et aux partenaires externes
• Des systèmes administratifs et des flux de travail efficaces qui aident l’ACJB à fonctionner efficacement dans un environnement de travail à distance
• Une approche proactive visant à identifier les opportunités d’amélioration continue à mesure que l’organisation se développe

CE QUE NOUS RECHERCHONS

EXPÉRIENCE

• Au moins trois ans d’expérience dans des fonctions de secrétariat, d’administration ou de comptabilité, en particulier au sein d’une association à but non lucratif ou d’une organisation caritative
• Expérience dans l’élaboration et la mise en œuvre de procédures de bureau visant à garantir la prestation de services de secrétariat 
• Expérience de plusieurs audits financiers d’entreprises ou d’organismes à but non lucratif
• Des connaissances et une expérience en ressources humaines seraient un atout

COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Maîtrise des systèmes de gestion de la relation client (CRM) couramment utilisés au Canada par les organisations à but non lucratif (par exemple : Keela, Raiser’s Edge, Nationbuilder, etc.)
• Maîtrise de l’utilisation des systèmes de classement numérique 
• Maîtrise de Quickbooks (ou d’un logiciel de comptabilité similaire) et de Plooto (ou d’un logiciel de gestion des comptes fournisseurs similaire)
• Connaissance de PayWorks (ou d’un logiciel de paie similaire)
• Intérêt pour l’utilisation responsable de l’IA et d’autres technologies émergentes afin d’améliorer l’efficacité organisationnelle

QUALITÉS

• Motivé par la mission et passionné par la préservation de l’histoire du Canada pendant la Seconde Guerre mondiale
• Bien que l’objectif principal de ce poste ne soit pas la collecte de fonds ni la gestion des relations avec les partenaires, la capacité à interagir avec les clients et le public en faisant preuve de présence est un atout
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, tant en anglais qu’en français. Excellentes aptitudes relationnelles et communicatives
• Capacité avérée à respecter les délais de manière rapide et efficace
• Disposition à travailler à distance et capacité à faire preuve d’initiative pour travailler de manière autonome avec un minimum de supervision
• Capacité avérée à mener à bien des tâches complexes et à gérer plusieurs priorités tout en respectant les délais avec un minimum de supervision
• Capacité à faire preuve de discrétion dans le traitement d’informations sensibles et confidentielles dans le cadre de l’exercice de ses fonctions
• Faire preuve de flexibilité face à de nouvelles tâches et responsabilités, et manifester un intérêt pour l’évolution au sein de l’organisation

EXIGENCES PHYSIQUES

Dans le cadre de ses fonctions, l’employé doit régulièrement parler ou entendre. Il doit fréquemment s’asseoir, utiliser ses mains pour manipuler, tenir ou palper des objets, et tendre les bras et les mains. Il doit occasionnellement se tenir debout, marcher, soulever et/ou déplacer des charges pouvant atteindre 50 livres. Ce poste exige des capacités visuelles spécifiques, notamment une bonne vision de près, une bonne perception des couleurs et la capacité à ajuster la mise au point. Le niveau de bruit dans l’environnement de travail est généralement modéré. L’employé doit être capable de se déplacer au Canada et en France (occasionnellement).

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Les caractéristiques de l’environnement de travail décrites ici sont représentatives de celles auxquelles un employé est confronté dans l’exercice des fonctions essentielles de ce poste. Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour permettre aux personnes en situation de handicap d’exercer les fonctions essentielles.

L’ACJB invite tous les candidats à postuler et encourage les candidatures de personnes autochtones, de personnes issues de minorités ethniques, de personnes 2SLGBTQI+ et de personnes en situation de handicap pour ce poste.