Poste : Adjoint(e) de direction auprès du directeur général et du conseil d'administration de Teen Haven/ Havre-Jeunesse

Lieu: Verdun, QC

Type d'emploi: Temp-partiel, 2 jours par semaine (environ 15 heures)

Relève du directeur général

Langues: Bilingue français/anglais

Résumé du poste:

Afin de soutenir la mission de Teen Haven / Havre-Jeunesse, organisme sans but lucratif au service des jeunes vulnérables de la communauté anglophone du Québec, l’adjoint(e) de direction apporte un soutien administratif aux administrateurs, soit la direction générale et le conseil d’administration. L'adjoint(e) de direction agit comme coordonnateur(trice) auprès de la haute direction, contribuant à l'efficacité du fonctionnement du bureau de la direction générale et facilitant les échanges entre ce bureau, le conseil d'administration et les autres membres de la haute direction. L'adjoint(e) de direction veille à la gestion efficace des priorités, des communications, des réunions, des échéances et des suivis.

Le candidat idéal est un professionnel rigoureux, proactif et discret, faisant preuve de discernement et d'excellentes aptitudes relationnelles. Il s'épanouit dans un environnement dynamique et axé sur une mission forte. Il comprend l'importance de la confidentialité et du respect mutuel avec la direction, l'ensemble du personnel, les membres de la communauté, les clients, les partenaires, les bailleurs de fonds et le conseil d'administration de Teen Haven / Havre-Jeunesse.

Ce poste vise en priorité à soutenir la directrice générale dans son rôle de leadership organisationnel en supervisant les opérations quotidiennes du bureau de direction, tout en assistant le conseil d'administration dans la tenue des registres et la mise en œuvre des responsabilités du conseil.

Ce que nous offrons:

•        Un travail valorisant qui contribue au bien-être des jeunes

•        Un environnement de travail collaboratif et stimulant

•        Possibilités de travailler en étroite collaboration avec la direction

•        Rémunération et avantages sociaux concurrentiels : 35 $/heure, plus 4 % de vacances, 5,7 % pour les jours fériés et 2,43 % pour les congés de maladie

•        Cotisations de l’employé et de l’employeur au régime d’assurance-maladie régional (REGOP)

•        Assurance maladie de 1 500 $ par année, après les six premiers mois d’emploi.

Exigences du poste :

•        Formation postsecondaire en administration, en administration des affaires, en gestion d'organismes sans but lucratif, en communications ou dans un domaine connexe; une expérience professionnelle équivalente sera prise en considération.

•        Expérience en tant qu'adjoint(e) de direction, cadre administratif(ve), gestionnaire de bureau ou poste similaire.

•        Une expérience auprès d'un cadre supérieur, d'une équipe de direction, d'un conseil d'administration ou d'un comité est fortement souhaité.

•        Une expérience antérieure au sein d'un organisme sans but lucratif, communautaire, de services sociaux, de soins de santé, d'établissements d'enseignement ou d'une autre organisation axée sur une mission est un atout.

•        Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.

•        Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.

•        Maîtrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint.

•        Capacité de traiter des renseignements confidentiels et sensibles avec discrétion.

•        Souci du détail et rigueur dans le suivi.

•        Excellentes compétences interpersonnelles et capacité de travailler efficacement avec des personnes d'horizons divers.

•        Capacité à gérer plusieurs priorités tout en restant calme sous pression.

•        Capacité démontré à travailler de façon autonome, à faire preuve de discernement et à prendre des initiatives.

Le candidat retenu devra démontrer:

•        Discrétion et intégrité : comprend l’importance de la confidentialité et de la confiance.

•        Le discernement : comprend ce qui nécessite une attention immédiate, ce qui peut être délégué et ce qui doit être signalé à un niveau supérieur.

•        La proactivité : la capacité d’anticiper les besoins plutôt que d'attendre des instructions.

•        Sens de l’organisation : la capacité de crée des systèmes qui permettent de garder les personnes, les renseignements et les délais sur la bonne voie.

•        Communication : la capacité de communiquer clairement, respectueusement et professionnellement dans les deux langues.

•        Adaptabilité : la capacité de s'adapter facilement aux priorités changeantes dans un environnement de services sociaux dynamique.

•        Intelligence émotionnelle : la capacité d'interagir avec sensibilité avec les clients, le personnel, les bénévoles, les membres du conseil d'administration et les partenaires communautaires.

•        Alignement avec la mission :  témoigne d’un véritable respect pour la mission de l’agence et les communautés qu’elle sert.

•        Travail d'équipe : Capacité de travailler en collaboration tout en conservant la compétence de travailler de manière autonome.

•        Résolution de problèmes : Capable d'identifier des solutions pratiques et d'aller jusqu'à leur aboutissement.

•        Relations de travail.

Responsabilités particulières

A.       Soutien au directeur general

•        Gérer et coordonner le calendrier, les rendez-vous, les réunions et les engagements du directeur général.

•        Aider le directeur général à organiser et à prioriser les demandes et les échéances concurrentes.

•        Coordonner les renseignements et assurer le suivi entre les départements et les équipes.

•        Préparer les documents d'information, les ordres du jour, la correspondance, les rapports et autres documents.

•        Surveiller le courrier entrant et veiller à ce que les questions importantes soient correctement priorisées et fassent l'objet d'un suivi approprié.

•        Rédiger, relire et traduire la correspondance et les documents en français et en anglais au besoin.

•        Suivre les actions à entreprendre, les engagements et les échéances découlant des réunions et des échanges de courriers.

•        Anticipez les besoins du directeur général et identifiez de manière proactive les problèmes nécessitant une attention particulière.

•        Traiter les renseignements sensibles et confidentiels avec la plus grande discrétion.

B. Soutien du conseil d’administration

•        Organiser des réunions en coordination avec le président du conseil d'administration.

•        Préparer les horaires des réunions, les ordres du jour et les documents justificatifs.

•        Assister aux réunions du conseil d'administration et des comités au besoin et rédiger des procès-verbaux et des comptes rendus de décisions précis.

•        Assurer la coordination des communications entre le directeur général, le président du conseil d'administration, les membres du conseil et les membres des comités.

•        Mettre en place des systèmes de suivi pour les priorités, les échéances, les contrats et les livrables clés de l'organisation.

•        Soutenir les projets spéciaux impliquant le personnel, les partenaires communautaires, les bailleurs de fonds, les représentants gouvernementaux et les autres parties prenantes.

C. Communications et relations avec les intervenants

•        Assurer une fonction de point de contact professionnel et accueillant pour le bureau du directeur général.

•        Coordonner les communications avec les intervenants externes.

•        Fournir de l'aide lors des événements, des réunions, des présentations et des activités communautaires de l'organisation.

•        Entretenir des relations positives et respectueuses avec le personnel, les membres du conseil d'administration, les clients, les partenaires communautaires, les bailleurs de fonds et les représentants du gouvernement.

•        S’assurer que les communications reflètent les valeurs, la mission et l’engagement de l’agence en matière d’équité, de dignité et d’inclusion.