À propos de CATIE 

CATIE est la source canadienne de renseignements sur le VIH et l’hépatite C, et bien plus encore. Nous renforçons les connaissances sur la santé sexuelle et l’usage de substances; nous renforçons la capacité des prestataires de services en matière d’offre de services de prévention, de dépistage et de traitement; et, enfin, nous encourageons des politiques et des programmes dont le bon fonctionnement a été prouvé sur la base de la recherche, de la pratique et de l’expérience vécue.

Rôle principal

Nous sommes à la recherche d’un•e assistant•e spécial•e de direction proactif•ve et doté•e d’un excellent sens de l’organisation et du souci du détail pour seconder notre directeur général, notre équipe de direction et notre conseil d’administration. Le ou la titulaire du poste apporte un soutien à l’ensemble de l’organisme et assure la fourniture efficace et efficiente d’un certain nombre de services administratifs. Il ou elle assure la coordination et le suivi nécessaires pour soutenir une mise en œuvre de qualité, réduire les risques et favoriser une collaboration et une reddition de comptes efficaces des divers programmes, et entre l’organisme, ses bailleurs de fonds et ses partenaires externes. Pour être efficace, le ou la titulaire du poste doit être en mesure d’anticiper les besoins de la direction, de gérer des emplois du temps complexes et de respecter les échéances, tout en faisant preuve d’une grande rigueur. Ce poste à temps plein, supervisé par le directeur général, offre de la flexibilité quant au lieu de travail, les activités professionnelles pouvant se faire à distance ou en partie à distance et en partie dans les bureaux de CATIE à Toronto. Il est préférable que la personne retenue réside à Toronto ou à Ottawa.

Responsabilités

Responsabilité no 1 : Fournir un soutien administratif au directeur général, au conseil d’administration et à l’équipe de direction (50%)  

1. Coordonner la circulation de l’information entre le bureau du directeur général, le conseil d’administration et l’équipe de direction en mettant en place des systèmes efficaces pour assurer le bon fonctionnement de l’organisme.
2. Préparer les ordres du jour et les documents d’appui pour les réunions du conseil d’administration, du personnel et de l’équipe de direction, rédiger les procès-verbaux et en assurer la version finale.  
3. Organiser les déplacements et réserver les hébergements du directeur général et des membres du conseil d’administration, et préparer leurs demandes de remboursement de dépenses.
4. Aider à l’élaboration de matériel d’orientation et de formations sur la gouvernance pour les membres du conseil d’administration.
5. Fournir du soutien général aux projets et du soutien administratif à l’ensemble de l’organisme, selon les besoins.

 Responsabilité no 2 : Fournir un soutien aux parties prenantes (30%)  

1. Préparer et distribuer des documents de breffage, des présentations et des rapports pour les échanges avec les parties prenantes.  
2. Prendre les notes de réunion et les transmettre, en veillant à ce que les mesures à prendre soient consignées et fassent l’objet d’un suivi.
3. Rédiger et transmettre la correspondance courante et les communications de suivi destinées aux parties prenantes.
4. Planifier et coordonner des réunions, des évènements ou des consultations avec des parties prenantes et des bailleurs de fonds.

Responsabilité no 3 : Gérer la liste des membres de l’organisme et les activités de rapport (20%)  

1. Gérer la liste de diffusion des membres, répondre aux demandes des membres et veiller à leur transmettre des communications exactes et en temps opportun concernant les nouvelles pertinentes de CATIE et les enjeux de gouvernance.
2. Préparer des documents et des communications pour le directeur général, notamment des rapports sur la gouvernance pour le personnel, le conseil d’administration et l’équipe de direction.
3. Consigner l’information pour la préparation de rapports et les suivis, y compris les activités de représentation et de lobbyisme, afin de garantir la conformité aux règlements.
4. Préparer et soumettre le rapport annuel ainsi que les autres documents requis afin de satisfaire aux exigences réglementaires.  
5. Présenter des propositions, des plans de programmation annuelle et des rapports aux bailleurs de fonds de l’organisme. 

Connaissances et aptitudes requises

1.      Souci du détail et rigueur dans la gestion des dossiers et des communications

2.      Excellent sens de l’organisation et de la gestion du temps

3.      Capacité à communiquer avec professionnalisme et entregent dans le cadre des relations avec les parties prenantes

4.      Connaissance des structures gouvernementales et expérience liée au contexte législatif, un atout

5.      Capacité à suivre des directives et des processus de travail structurés

6.      Maîtrise des logiciels de bureautique et des plateformes de collaboration

7.      Discrétion et professionnalisme dans le traitement d’informations sensibles

8.      Expérience dans un poste similaire, de préférence en relations gouvernementales ou au sein d’une équipe parlementaire  

9.      Connaissance du mandat, de l’orientation des programmes et de la philosophie de service de CATIE  

10.    Valeurs fortes, attitude positive, bonne éthique de travail et esprit d’initiative  

11.    Compétences en gestion de projets, un atout

12.    Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, un atout  

Avantages de travailler chez CATIE

CATIE offre : 

•        Un travail flexible et la possibilité de travailler de la maison

•        Une équipe diversifiée, inclusive et solidaire

•        Un régime de congés généreux

•        Des avantages sociaux qui comprennent assurance maladie, dentaire et vie complémentaire

Notre équipe comprend des personnes provenant de divers groupes culturels, ethniques et linguistiques. Bien que nous soyons fier•ère•s d’offrir toutes nos activités en français et en anglais, les communications internes se font principalement en anglais.

CATIE souscrit aux principes de l’équité en matière d’emploi et encourage les personnes noires, autochtones ou s’identifiant comme racisées, les personnes de toutes les identités de genre et orientations sexuelles, et les personnes ayant des invalidités à postuler. CATIE reconnaît la nécessité de l’apport de l’expérience, des connaissances et des conseils des communautés qui sont touchées de façon disproportionnée par le VIH et l’hépatite C ainsi que des personnes qui vivent avec le VIH ou qui ont une expérience de l’hépatite C ou de l’usage de substances.

Le VIH et l’hépatite C touchent de façon disproportionnée de nombreuses communautés racisées. Pourtant, ces communautés sont sous-représentées dans les postes rémunérés de nombreux organismes de lutte contre le VIH et l’hépatite C, dont CATIE. Nous nous efforçons de changer cette situation en donnant la priorité à l’antiracisme dans notre travail et nos opérations, et en nous efforçant de créer un environnement diversifié, équitable et inclusif où les personnes racisées peuvent travailler et s’épanouir.

* Attendu que les négociations salariales au cours du processus d’embauche accentuent souvent les disparités raciales et entre les sexes, le salaire affiché est fixe et déterminé avant la sélection du ou de la candidat•e et fait partie de l’engagement de CATIE en faveur de l’équité salariale.

Les candidat•e•s ayant besoin de mesures d’adaptation sont prié•e•s d’en informer l’organisme à l’avance.

Aucune technologie d’intelligence artificielle n’est utilisée par CATIE à quelque étape que ce soit du processus de recrutement.

Il s’agit du recrutement pour un poste existant au sein de l’organisme.